Pianificazione delle vacanze: ecco come funziona senza intoppi

Semplice gestione delle assenze e delle ferie

La pianificazione delle ferie, tra tutte, è una fonte di conflitto in molte aziende. I manager spesso lottano per soddisfare i desideri dei dipendenti, evitare sovrapposizioni e mantenere una visione d'insieme. Non è necessario che sia così! Vi mostreremo come la pianificazione delle ferie può svolgersi senza intoppi e come si presenta il flusso di lavoro perfetto per le richieste di ferie.

I seguenti argomenti sono al centro dell'attenzione:

Flusso di lavoro digitale

Pianificazione tempestiva

Garantire la sostituzione dei dipendenti

Preparazione di una lista di controllo

Chiarire le questioni legali

Flusso di lavoro digitale

La base per una pianificazione delle ferie senza intoppi è un flusso di lavoro impeccabile, preferibilmente automatico: i dipendenti richiedono le ferie desiderate in un software, i responsabili di linea possono approvarle o rifiutarle direttamente e avere una panoramica aggiornata in un calendario o in un cruscotto.

L'ideale è che la pianificazione delle ferie sia collegata alla registrazione delle ore o che venga registrata direttamente in essa. Ciò significa che le ferie dei dipendenti vengono calcolate automaticamente in base ai modelli di orario di lavoro e sono sempre visibili a dipendenti e manager. Inoltre, non è necessario acquistare software aggiuntivi o sviluppare interfacce.

Un altro vantaggio: le fasce orarie disponibili sono definite e rese disponibili in base alle normative sull'orario di lavoro. In questo modo si garantisce che i dipendenti possano richiedere le ferie solo come giornate intere e non a ore.

Mostriamo il flusso di lavoro perfetto per una richiesta di ferie utilizzando un esempio degli strumenti di registrazione del tempo time.pro e timelook .

1. i dipendenti inseriscono le richieste di ferie in modo digitale

Nella prima fase, i dipendenti inseriscono semplicemente le loro richieste di ferie nel sistema, in questo caso online. I manager vedono la richiesta nel sistema o la ricevono via e-mail e la approvano o la rifiutano. Anche i dipendenti vengono informati della decisione via e-mail.

Immagine: Tre fasi per una richiesta di ferie: il flusso di lavoro digitale con time.pro

2 È ancora più facile: inserire e sincronizzare le richieste direttamente nel client di posta elettronica

I dipendenti che inviano le richieste di ferie direttamente nel calendario di Microsoft Outlook® sono ancora più veloci. È possibile installare il timelook "add-in" per attivare il flusso di lavoro e trasferire i dati direttamente alla registrazione delle ore. I dipendenti possono ora inserire le loro richieste di ferie direttamente nel calendario senza dover aprire contemporaneamente il software di registrazione delle ore. Naturalmente, la stessa cosa funziona anche al contrario: le richieste nel software di registrazione delle ore, come time.pro, vengono automaticamente sincronizzate con il calendario di Microsoft Outlook®.

Immagine: le noiose doppie registrazioni appartengono al passato: Le richieste di ferie vengono semplicemente inserite nel calendario di Microsoft Outlook® e sincronizzate con il software di registrazione del tempo.

3. i responsabili di linea ricevono la richiesta via e-mail

Che sia via e-mail o direttamente nel sistema di registrazione delle presenze, i responsabili di linea ricevono immediatamente la richiesta via e-mail e la approvano o la rifiutano nel sistema. Anche i dipendenti vengono informati della decisione via e-mail.

Immagine: Flusso di lavoro per l'approvazione delle richieste dei responsabili di linea in time.pro

4. una panoramica con un clic del mouse

I supervisori vedono tutte le richieste e altre informazioni in una panoramica aggiornata che può essere filtrata in base a vari criteri.

Immagine: dashboard di time.pro per i supervisori con informazioni su saldi temporali, richieste, assenze e altro.

Immagine: panoramica del calendario delle assenze e delle richieste di tutti i dipendenti.

Pianificazione tempestiva

Oltre al flusso di lavoro digitale, è importante una pianificazione tempestiva. È meglio discutere la pianificazione delle ferie con il team. Tenete conto dei seguenti punti:

• Favorire i dipendenti con figli in età scolare
• Tenere conto delle date più popolari, come i ponti e il Natale.
• Festività religiose: tenere presente le festività più importanti.
• Organizzare per tempo le sostituzioni

Garantire la sostituzione

Tenere conto delle sostituzioni quando si pianificano le ferie, in modo da evitare conflitti o sovrapposizioni. A seconda della durata dell'assenza del dipendente, il passaggio di consegne può essere molto approfondito o meno. In genere si consiglia di incontrare il sostituto due settimane prima delle ferie per discutere i compiti più importanti.

In questo caso si consiglia di stilare una lista di controllo per il passaggio di consegne con le informazioni più importanti di cui il sostituto ha bisogno per svolgere i compiti. È inoltre opportuno distribuire i compiti da svolgere tra più collaboratori, in modo che una sola persona non debba svolgere il doppio del lavoro.

Lista di controllo

Prima che le tanto attese vacanze possano iniziare, c'è molto da fare. La posta interna è stata inoltrata? È stata attivata la segreteria telefonica? Sono state controllate le autorizzazioni informatiche del sostituto? Tutte le persone di contatto sono state informate? Miss Moneypenny ha stilato un'utile lista di controllo per aiutarvi a ricordare queste cose. Viene fatta una distinzione tra preparativi a lungo, medio e breve termine. Cliccate qui per la lista di controllo.

Questioni legali

Le controversie sulle vacanze occupano regolarmente i tribunali svizzeri. L'attenzione si concentra su questioni legali come la durata delle vacanze, la malattia o gli incidenti durante le vacanze, la prescrizione e la decadenza delle vacanze e altro ancora. Potete trovare le risposte alle domande legali più importanti nell'articolo di HR Today.

Conclusione

Se prendete a cuore le misure descritte, la pianificazione delle ferie diventerà molto più semplice.
Invece di preoccuparvi di conflitti e lunghe procedure, potrete beneficiare di

• maggiore trasparenza grazie a cruscotti chiari e aggiornati
• maggiore efficienza e risparmio di tempo grazie a un'elaborazione più rapida delle richieste
• Meno conflitti all'interno del team
• Nessuna mancanza o sovrapposizione
• Passaggi di consegne puliti

e potrete godervi appieno le vostre vacanze. Con queste premesse, vi auguriamo delle splendide e rilassanti vacanze estive!

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