3.1 Categorie di dati personali trattati
Trattiamo diversi dati personali. In particolare, si tratta di dati personali:
- che riceviamo nell'ambito dei nostri rapporti d'affari da clienti, futuri clienti, interessati, prestatori di servizi, fornitori, partner commerciali o altre persone coinvolte nei rapporti d'affari;
- che riceviamo da candidati a posizioni lavorative;
- alla cui raccolta siamo obbligati per legge o per contratto;
- che raccogliamo durante l'utilizzo del nostro sito web da parte Sua;
- che riceviamo da autorità e altri terzi (commercianti di indirizzi, agenzie di informazioni commerciali).
A seconda del tipo di rapporto d'affari trattiamo le seguenti categorie di dati personali:
- Dati di contatto, di comunicazione e di identificazione come cognome, nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero cliente
- Dati personali come età, sesso, nazionalità, luogo di nascita, status di soggiorno, stato civile, lingua
- Dati relativi al rapporto di lavoro come numero di matricola, centro di costo, data di assunzione e di recesso, anzianità di servizio, tipo di retribuzione, piani giornalieri, marcature temporali, assenze, saldo ferie, saldo ore straordinarie, stato di presenza
- Dati contrattuali e finanziari come tipo di contratto, contenuto del contratto, informazioni relative a rapporti di conto/deposito, altri dati economici
- Dati tecnici come numeri di transazione, registrazioni telefoniche
- Dati marginali del traffico delle telecomunicazioni come numero di telefono, numeri di servizi a valore aggiunto, data, ora e durata della connessione, tipo di connessione, dati di localizzazione, indirizzo IP, numeri identificativi dei dispositivi come l'indirizzo MAC;
- Dati di interazione e di utilizzo come corrispondenza, preferenze e informazioni sui gruppi target, tipo di dispositivo terminale, impostazioni del dispositivo, sistema operativo, software, indicazioni derivanti dall'esercizio di diritti;
- Informazioni sul sito web come indirizzo IP, informazioni sui cookie, impostazioni del browser, frequenza delle visite al sito web, durata delle visite al sito web, termini di ricerca, clic sui contenuti, sito web di provenienza.
3.2 Finalità del trattamento
Utilizziamo i dati personali da noi raccolti in primo luogo per concludere ed eseguire contratti con i nostri clienti e partner commerciali, nonché per adempiere ai nostri obblighi di legge.
Anche per l'acquisto di prodotti e servizi dai nostri fornitori e subappaltatori dipendiamo dal trattamento dei dati personali. Se opera per conto di un cliente o partner commerciale, in tale funzione i Suoi dati personali possono naturalmente essere ugualmente interessati.
Inoltre, trattiamo dati personali, ove consentito e qualora ci appaia opportuno, anche per le seguenti finalità rispetto alle quali abbiamo un legittimo interesse corrispondente alla finalità stessa:
- Individuazione delle future esigenze dei clienti ai fini dell'ulteriore sviluppo delle nostre offerte e dei nostri servizi;
- Comunicazione e gestione di richieste (ad es. tramite moduli di contatto, e-mail, telefono, candidature online, richieste dei media);
- Verifica e ottimizzazione delle procedure di analisi delle esigenze ai fini di un contatto diretto con la clientela;
- Pubblicità e marketing, nella misura in cui abbia acconsentito/non si sia opposto all'utilizzo dei Suoi dati (se Le inviamo pubblicità in qualità di nostro cliente esistente, può opporvisi in qualsiasi momento gratuitamente; in tal caso La inseriamo in una lista di blocco contro ulteriori invii pubblicitari);
- Esercizio di pretese giuridiche e difesa in relazione a controversie legali e procedimenti amministrativi;
- Prevenzione e accertamento di reati e di altri comportamenti illeciti (ad es. svolgimento di indagini interne, analisi dei dati per la lotta alle frodi);
- Garanzia della nostra operatività, in particolare dell'IT, dei nostri siti web e di ulteriori piattaforme;
- Tutela dei nostri interessi e salvaguardia delle nostre pretese.
Qualora ci abbia rilasciato un consenso al trattamento dei Suoi dati per determinati scopi, trattiamo i Suoi dati personali nell'ambito e sulla base di tale consenso, ove non disponiamo di un'altra base giuridica e ne abbiamo bisogno. Un consenso rilasciato può essere revocato in qualsiasi momento, ciò non incide tuttavia sui trattamenti dei dati già effettuati. La revoca può essere inviata via e-mail o per posta all'indirizzo (e-mail) indicato al punto 2.
3.3 Dati di accesso / Server logfile
Quando visita il nostro sito web, ogni accesso viene memorizzato temporaneamente in un file di registro (cosiddetti server logfile). Vengono in particolare registrati il nome del sito web o del/i file richiesto/i, la data e l'ora dell'accesso, il tipo e la versione di browser utilizzati nonché il sistema operativo, il Suo indirizzo IP e il provider richiedente, l'URL referrer (la pagina visitata in precedenza) e ulteriori informazioni analoghe.
Il trattamento di queste informazioni avviene sulla base dei nostri legittimi interessi a presentarLe correttamente il nostro sito web nonché i relativi contenuti e offerte e a garantire il traffico dei dati, a ottimizzare il nostro sito web, i contenuti e le offerte, ad assicurare in modo permanente la stabilità e la sicurezza del nostro sito web e dei nostri sistemi nonché a consentire l'accertamento, la difesa e il perseguimento di attacchi informatici, spam e altri comportamenti illeciti riferiti al nostro sito web e ai nostri sistemi e a far valere le relative pretese.
I dati vengono cancellati o resi anonimi non appena non sono più necessari per il raggiungimento dello scopo della loro raccolta. Ciò avviene di norma al più tardi dopo 24 ore.
Per l'hosting del nostro sito web possiamo avvalerci di servizi di terzi in Svizzera e all'estero, che eseguono per nostro conto il trattamento sopra indicato.
Attualmente il nostro sito web è ospitato da HubSpot (cfr. punto 3.4).
3.4 HubSpot
Il nostro sito web viene messo a disposizione tramite i servizi di HubSpot Germany GmbH con sede in Germania, che nell'erogazione delle prestazioni collabora con altre imprese collegate a HubSpot («Affiliates»), in particolare con HubSpot, Inc. con sede negli USA («HubSpot»).
HubSpot fornisce per noi i servizi di hosting, ciò che comprende in particolare la gestione tecnica del sito web nonché la memorizzazione e la fornitura dei contenuti da noi messi a disposizione. In tale contesto HubSpot, in qualità di nostro responsabile del trattamento, tratta i dati personali raccolti durante la visita del nostro sito web e descritti al punto 3.3 , per i scopi indicati. Il trattamento da parte di HubSpot avviene sulla base dei nostri legittimi interessi alla gestione sicura, stabile ed economica del nostro sito web nonché alla protezione dei nostri sistemi da abusi e attacchi.
A tutela della Sua personalità abbiamo concluso con HubSpot un «Data Processing Agreement», che contiene tra l'altro disposizioni sulla sicurezza dei dati, sull'impiego di sub-responsabili del trattamento e sui trasferimenti internazionali di dati.
I dati così raccolti vengono memorizzati e trattati in una regione di hosting prevista da HubSpot per il nostro account all'interno dell'Unione Europea e replicati all'interno di tale regione ai fini della resilienza e della sicurezza dei dati.
Indipendentemente dalla regione di hosting da noi scelta, HubSpot può trasferire dati personali verso altri Paesi in cui operano Affiliates di HubSpot o sub-responsabili del trattamento da essa incaricati. Ciò include in particolare trasferimenti verso HubSpot, Inc. negli USA. Tali trasferimenti avvengono ai sensi del DPA di HubSpot in conformità alle prescrizioni applicabili in materia di protezione dei dati. A tale scopo HubSpot si basa segnatamente sulle clausole contrattuali tipo approvate dal legislatore europeo nonché sul EU-U.S. Data Privacy Framework e sullo Swiss-U.S. Data Privacy Framework, per i quali HubSpot, Inc. è certificata.
Ulteriori informazioni sulla protezione e sulla sicurezza dei dati presso HubSpot sono disponibili nei documenti legali, ovvero nel «Trust Center» di HubSpot.
3.5 CloudFlare CDN
Sul nostro sito web utilizziamo Cloudflare CDN, un servizio di Cloudflare Inc. con sede negli USA («Cloudflare»).
Cloudflare mette a disposizione una Content Delivery Network distribuita a livello globale con DNS e funge da livello di protezione anteposto tra il Suo browser web e il nostro sito web. In tale contesto il traffico dei dati viene instradato attraverso server di Cloudflare al fine di migliorare le prestazioni e la sicurezza e di respingere gli attacchi. Tra i dati trattati rientrano in particolare il Suo indirizzo IP nonché ulteriori dati di registrazione relativi al Suo utilizzo, ad es. l'ora della richiesta e informazioni tecniche sul dispositivo e sulla configurazione di sistema. Durante questo processo Cloudflare può impiegare tecnologie come i cookie per gestire il traffico dei dati e rilevare accessi dannosi. Secondo Cloudflare tali cookie sono utilizzati essenzialmente come cookie tecnicamente necessari per la fornitura dei servizi richiesti (prestazioni, gestione del carico, sicurezza).
Il trattamento avviene sulla base dei nostri legittimi interessi alla gestione sicura, stabile ed efficiente del nostro sito web nonché alla protezione dei nostri sistemi e degli utenti da abusi, attacchi e altri incidenti rilevanti per la sicurezza.
A tutela della Sua personalità abbiamo concluso con Cloudflare un «Addendum sul trattamento dei dati», comprensivo delle clausole contrattuali tipo dell'UE nonché di adeguamenti specifici per la Svizzera. Cloudflare è inoltre certificata ai sensi del EU-U.S. (incl. l'UK Extension) nonché dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
Maggiori dettagli su sicurezza e protezione dei dati presso Cloudflare sono disponibili nella loro «Privacy Policy».
3.6 Contatto
Quando ci contatta tramite i nostri indirizzi e canali di contatto (ad es. tramite modulo di contatto, e-mail, telefono o chat) vengono trattati i dati che ci ha messo a disposizione (ad es. il Suo nome, il Suo indirizzo e-mail o numero di telefono e la Sua richiesta). I dati raccolti nel caso di un modulo di contatto risultano dal modulo stesso. Nei moduli di contatto le indicazioni obbligatorie sono contrassegnate da un asterisco (*).
Trattiamo questi dati esclusivamente per dare seguito alla Sua richiesta (ad es. per fornire un'informazione). La base di tale trattamento è il nostro legittimo interesse a dare seguito alla Sua richiesta oppure, qualora la Sua richiesta sia diretta alla conclusione o all'esecuzione di un contratto, la necessità di adottare le misure precontrattuali richieste.
Può opporsi a questo trattamento dei dati in qualsiasi momento. La preghiamo di inviare la Sua opposizione all'indirizzo (e-mail) indicato al punto 2 e verificheremo la Sua richiesta. In tal caso il Suo contatto non sarà ulteriormente elaborato.
I Suoi dati personali vengono cancellati non appena la richiesta da Lei presentata sia estinta. Ciò avviene quando dalle circostanze risulta che la fattispecie in questione è stata chiarita in via definitiva e che alla cancellazione non ostano obblighi di conservazione previsti dalla legge.
3.7 Utilizzo della nostra funzione di chat
Per la messa a disposizione della funzione di chat sul nostro sito web utilizziamo i servizi di HubSpot (cfr. punto 3.4).
Quando utilizza la chat trattiamo in particolare i contenuti da Lei inseriti (ad es. messaggi di testo), i Suoi dati di contatto (ad es. nome e indirizzo e-mail, se forniti) nonché i dati tecnici di utilizzo necessari per il funzionamento della chat (ad es. indirizzo IP, data e ora della richiesta, browser e sistema operativo utilizzati). A tale scopo HubSpot può impiegare cookie e tecnologie analoghe al fine di consentire la messa a disposizione della chat e di registrarne tecnicamente l'utilizzo.
Il trattamento dei dati personali raccolti avviene per rispondere alla Sua richiesta nell'ambito del nostro rapporto contrattuale o per l'attuazione di misure precontrattuali, nonché sulla base dei nostri legittimi interessi a una comunicazione efficiente e di facile utilizzo con i (potenziali) clienti.
L'utilizzo della funzione di chat è facoltativo. Può contattarci in qualsiasi momento anche tramite i canali di contatto indicati al punto 2 (ad es. telefono o e-mail).
Per quanto riguarda i trattamenti da parte di HubSpot si applicano per analogia le indicazioni riportate al punto 3.4.
3.8 Candidature
Quando si candida per una posizione presso di noi, trattiamo i dati personali che riceviamo da Lei nell'ambito della procedura di candidatura. Ne fanno parte, oltre alle Sue indicazioni personali, di formazione, esperienza lavorativa e competenze, in particolare i consueti dati di corrispondenza come indirizzo postale, indirizzo e-mail e numero di telefono, nonché tutti i documenti da Lei trasmessi (ad es. lettera di motivazione, curriculum vitae, attestati). Inoltre, può facoltativamente trasmetterci ulteriori informazioni.
Tali dati sono memorizzati, valutati, trattati esclusivamente in relazione alla Sua candidatura e trasmessi all'interno della nostra azienda agli uffici competenti per la procedura di candidatura.
La base del trattamento dei Suoi dati per questa finalità risiede pertanto nell'esecuzione di un contratto (fase precontrattuale). Può opporsi a questo trattamento dei dati in qualsiasi momento e ritirare la Sua candidatura. La preghiamo di inviare la Sua opposizione alla persona indicata nell'annuncio di lavoro come referente o all'indirizzo e-mail datenschutz@zeitag.ch.
Qualora concludessimo con Lei un contratto di lavoro, i dati trasmessi verranno memorizzati ai fini della gestione del rapporto di lavoro nel rispetto delle prescrizioni di legge. Se la procedura di candidatura termina senza assunzione, i Suoi dati verranno cancellati, salvo che ci abbia rilasciato il consenso a utilizzare le Sue indicazioni per ulteriori procedure di candidatura presso di noi ed eventualmente a ricontattarLa.
3.9 Prenotazione di appuntamenti online
Sul nostro sito web Le offriamo la possibilità di fissare appuntamenti con noi online. A tale scopo utilizziamo il tool Meetings di HubSpot (cfr. punto 3.4).
Nell'ambito della prenotazione online vengono in particolare trattati i dati di contatto e dell'appuntamento da Lei inseriti, segnatamente il Suo nome e cognome, l'indirizzo e-mail nonché il nome dell'azienda e il numero di collaboratori. Può inoltre aggiungere ulteriori persone all'appuntamento inserendo il loro indirizzo e-mail.
Necessitiamo di questi dati per verificare la Sua richiesta di appuntamento, pianificare l'appuntamento desiderato ed effettuarlo con Lei. Il trattamento si fonda sui nostri legittimi interessi a una pianificazione efficiente degli appuntamenti e a una comunicazione con i (potenziali) clienti nonché, a seconda del contenuto dell'appuntamento, sull'attuazione di misure precontrattuali o sull'esecuzione di un contratto.
L'utilizzo della prenotazione online di appuntamenti è facoltativo. Può fissare appuntamenti con noi in qualsiasi momento anche tramite i canali di contatto indicati al punto 3.6. Gli appuntamenti concordati vengono di norma effettuati tramite Microsoft Teams (cfr. punto 4.5).
Per il trattamento dei dati personali da parte di HubSpot in relazione alla messa a disposizione della pagina di prenotazione si applicano per analogia le indicazioni riportate al punto 3.4.
3.10 Newsletter ed e-mail di marketing
Sul nostro sito web ha la possibilità di abbonarsi a una newsletter gratuita. Ciò può avvenire mediante la spunta della casella newsletter nel modulo di contatto oppure indicando il Suo indirizzo e-mail al termine del sito web. Al momento dell'iscrizione i Suoi dati inseriti nella maschera di immissione vengono trasmessi a noi. Il Suo indirizzo e-mail è necessario per inviarLe la newsletter.
Con l'iscrizione ci rilascia il Suo consenso al trattamento dei dati indicati per l'invio periodico della relativa newsletter e di e-mail pubblicitarie con contenuti correlati. La base del trattamento dei dati è pertanto il Suo consenso. Per evitare abusi e per assicurarci che la titolare di un indirizzo e-mail abbia effettivamente rilasciato il proprio consenso, applichiamo per la registrazione il cosiddetto double-opt-in. Dopo l'invio dell'iscrizione riceverà da noi un'e-mail contenente un link di conferma. Per iscriversi definitivamente alla newsletter dovrà attivare tale link. Se non clicca sul link di conferma entro il termine indicato, i Suoi dati verranno nuovamente cancellati e non avverrà alcun invio della nostra newsletter a tale indirizzo.
Utilizziamo i Suoi dati per l'invio di e-mail finché non revoca il Suo consenso. Una revoca è possibile in qualsiasi momento, in particolare tramite il link di disiscrizione presente in tutte le nostre e-mail di marketing.
Le nostre e-mail di marketing possono in parte e nei limiti consentiti contenere i cosiddetti cookie, web beacon, pixel di conteggio o tecnologie analoghe. Per ogni e-mail di marketing inviata riceviamo informazioni relative agli indirizzi che non hanno ancora ricevuto l'e-mail, agli indirizzi a cui è stata inviata e a quelli per i quali l'invio è fallito. Riceviamo infine anche informazioni sugli indirizzi che si sono disiscritti. Utilizziamo questi dati per finalità statistiche e per ottimizzare le e-mail pubblicitarie in relazione a frequenza, momento, struttura e contenuto delle e-mail. In tal modo possiamo adattare meglio le informazioni e le offerte contenute nelle nostre e-mail agli interessi individuali dei destinatari.
Con l'iscrizione alla newsletter acconsente anche alla valutazione statistica del comportamento di utilizzo ai fini dell'ottimizzazione e dell'adattamento della newsletter. Tale consenso costituisce la base del nostro trattamento dei dati.
Per l'invio della nostra newsletter nonché per le valutazioni sopra descritte utilizziamo i servizi di HubSpot. HubSpot tratta in tale contesto in particolare il Suo indirizzo e-mail nonché i dati di utilizzo necessari per l'invio e per la misurazione del successo della newsletter (ad es. orari di invio e di apertura, informazioni se una newsletter è stata aperta e quali link sono stati cliccati). Per quanto riguarda i trattamenti da parte di HubSpot si applicano per analogia le indicazioni riportate al punto 3.4 .
3.11 Svolgimento dei corsi
Nell'ambito dell'iscrizione e dello svolgimento dei corsi trattiamo i dati personali dei partecipanti. Ne fanno parte in particolare i dati personali che ci mette a disposizione al momento dell'iscrizione, segnatamente nome e dati di contatto (ad es. indirizzo e-mail ed eventualmente numero di telefono nonché eventuali indicazioni sulla Sua azienda e sulla funzione da Lei ricoperta).
Trattiamo questi dati personali per ricevere la Sua iscrizione, pianificare e organizzare i corsi, tenere le liste dei partecipanti, informarLa sui dettagli del corso (ad es. svolgimento, spostamenti o annullamenti), mettere a disposizione la documentazione del corso, fatturare le tasse di partecipazione nonché rilasciare conferme di partecipazione. A seconda della costellazione il trattamento si fonda sull'attuazione di misure precontrattuali, sull'esecuzione di un contratto (partecipazione al corso) e sui nostri legittimi interessi all'organizzazione e all'ulteriore sviluppo della nostra offerta formativa.
Ai nostri relatori o responsabili dei corsi mettiamo a disposizione i dati personali necessari per la preparazione e lo svolgimento del rispettivo corso. Inoltre, gli uffici interni incaricati dell'organizzazione dei corsi, del supporto IT e della fatturazione possono accedere ai Suoi dati personali, nella misura in cui ciò sia necessario per i scopi indicati.
Può opporsi a questo trattamento e ritirare la Sua iscrizione. La preghiamo di inviare la Sua opposizione all'indirizzo e-mail datenschutz@zeitag.ch. La preghiamo di osservare che la Sua iscrizione non verrà ulteriormente elaborata e che la partecipazione al corso non sarà più possibile.
I nostri corsi vengono svolti, a seconda dell'offerta, interamente online oppure come combinazione di evento in presenza e successiva sessione di scambio online.
Per lo svolgimento dei corsi online nonché delle sessioni di scambio online utilizziamo Microsoft Teams. In tale contesto vengono trattati anche i dati tecnici e di contenuto necessari per l'utilizzo di Microsoft Teams. Ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali in relazione a Microsoft Teams sono disponibili al punto 4.5 .
I dati personali raccolti in relazione ai nostri corsi vengono conservati solo per il tempo necessario alla pianificazione, allo svolgimento e alla rielaborazione del rispettivo corso nonché all'adempimento degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
3.12 Profilazione e processi decisionali automatizzati
Trattiamo i Suoi dati personali per i scopi indicati nella presente Informativa sulla protezione dei dati e in parte li valutiamo in modo automatizzato. Vi rientra anche la cosiddetta «profilazione», ossia un trattamento automatizzato di dati a fini di analisi e di previsione. Utilizziamo la profilazione principalmente per inviarLe in modo mirato informazioni e offerte sui nostri prodotti / servizi. Impieghiamo a tal fine strumenti di analisi che ci consentono una comunicazione conforme alle esigenze e una pubblicità personalizzata, incluse ricerche di mercato e d'opinione.
Per «decisioni automatizzate individuali» si intendono decisioni che avvengono in modo completamente automatizzato, ossia senza intervento umano, e che producono conseguenze giuridiche per la persona interessata o la pregiudicano in altro modo significativo. Di norma non assumiamo decisioni automatizzate per la fondazione e l'esecuzione di un rapporto d'affari e in linea di principio non ci basiamo neppure altrimenti su processi decisionali completamente automatizzati. Qualora dovessimo impiegare tali procedure in casi singoli, La informeremo separatamente al riguardo, se ciò è prescritto dalla legge, e La istruiremo sui diritti correlati. Avrà allora la possibilità, qualora non sia d'accordo con la decisione, di farla riesaminare da una persona fisica.
3.13 Intelligenza artificiale
Possiamo impiegare l'intelligenza artificiale (IA) per supportare le nostre attività esistenti. Le applicazioni di intelligenza artificiale possono trattare anche dati personali, ma ciò non avviene sempre. Siamo consapevoli che l'utilizzo dell'intelligenza artificiale nel trattamento dei dati può comportare determinati rischi e incertezze. Per questo motivo disponiamo di direttive interne che garantiscono un utilizzo dell'IA giuridicamente responsabile.
Ci assumiamo la responsabilità per i contenuti generati o le decisioni adottate da un'IA per nostro conto e, qualora si tratti di una decisione con conseguenze significative per la persona interessata, garantiamo che possa essere riesaminata da una persona fisica (cfr. punto 3.12). Qualora un'IA da noi impiegata interagisca direttamente con Lei, gliene daremo comunicazione.
La base di un eventuale trattamento dei dati a noi imputabile è il nostro legittimo interesse all'utilizzo di nuove tecnologie come l'intelligenza artificiale. Qualora sia stato richiesto un corrispondente consenso, il trattamento avviene esclusivamente sulla base del Suo consenso. Può revocare il Suo consenso in qualsiasi momento.
Per l'ulteriore trattamento dei dati da parte del rispettivo fornitore in qualità di titolare (autonomo) del trattamento ai sensi della normativa sulla protezione dei dati, in particolare anche per un'eventuale trasmissione di tali informazioni a terzi quali autorità sulla base di prescrizioni nazionali di legge, La preghiamo di consultare le rispettive informative sulla protezione dei dati del fornitore.
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