Orario di lavoro in home office: ecco cosa occorre sapere

Orario di lavoro e lavoro da casa

Attualmente molti dipendenti lavorano da casa. Questo comporta a volte problemi del tutto nuovi quando si tratta di registrare e separare l'orario di lavoro dal tempo libero, che si presentano solo in misura limitata quando il lavoro viene svolto nei locali del datore di lavoro. Ma che cos'è l'orario di lavoro e chi deve registrare l'orario di lavoro? A questo e ad altro risponderò in questo articolo. Breve, chiaro e sicuramente privo di gergo!

Nota: questo articolo si occupa esclusivamente delle disposizioni di diritto privato sull'orario di lavoro, perché altrimenti si supererebbe lo scopo di un post sul blog.

Cosa si intende per orario di lavoro?

Esiste una definizione giuridica di orario di lavoro a livello di ordinanza (art. 13 ArGV 1). Secondo questa definizione, l'orario di lavoro si riferisce al periodo di tempo "durante il quale il dipendente deve rimanere a disposizione del datore di lavoro". Ciò significa che se il dipendente trascorre del tempo nell'interesse principale del datore di lavoro, questo viene definito orario di lavoro - a condizione che ciò avvenga a discrezione del datore di lavoro.

Tuttavia, questa demarcazione è spesso difficile nell'ufficio domestico. Dopo tutto, è facile fare rapidamente il bucato durante una pausa, i bambini possono richiedere attenzione e una serie di altre distrazioni non sono di solito lontane a casa. È quindi importante fare una chiara distinzione tra il tempo di lavoro e il tempo libero.

In linea di principio, si può presumere che l'orario di lavoro concordato contrattualmente valga anche per l'ufficio domestico. Se sono stati concordati orari di lavoro fissi, il dipendente deve lavorare durante questi orari e il luogo di lavoro deve essere scelto in modo tale che il lavoro possa essere svolto, per quanto possibile, con la stessa concentrazione di quando si lavora in ufficio/azienda.

Con i modelli di orario flessibile, l'assegnazione specifica è molto più difficile. Anche in questo caso, il dipendente deve lavorare ed essere disponibile durante gli orari di blocco. Oltre agli orari di blocco, si raccomanda che il dipendente definisca il più chiaramente possibile per sé e per le persone della famiglia quando lavora e quando non lavora, attraverso una chiara pianificazione del tempo e la scelta del luogo di lavoro, ad esempio potendo chiudere una porta. Ma anche se il dipendente risponde rapidamente a un'e-mail durante il tempo libero, questo dovrebbe essere conteggiato come tempo di lavoro. Anche in questo caso, i confini devono essere tracciati nell'interesse del dipendente, in modo che abbia la possibilità di fare pause e periodi di riposo. La distinzione tra tempo di lavoro e tempo libero è quindi nell'interesse di entrambe le parti.

Per inciso, se un dipendente risponde rapidamente alle e-mail o effettua telefonate la sera o la domenica, anche questo è orario di lavoro. Secondo la legge sul lavoro, anche in questo caso è necessario un permesso, il che può comportare un certo impegno burocratico a causa degli orari di lavoro solitamente brevi e imprevedibili. È quindi consigliabile ordinare ai dipendenti di smettere di lavorare la domenica e la sera a partire dalle 23.00 e di lavorare solo in caso di emergenza.

Pause e periodi di riposo

A seconda della durata dell'orario di lavoro giornaliero, i dipendenti hanno diritto a pause (art. 15 ArG). In particolare:

• 15 minuti per un orario di lavoro giornaliero superiore a 5,5 ore
• 30 minuti per un orario di lavoro giornaliero superiore a 7 ore
• 1 ora per un orario di lavoro giornaliero superiore alle 9 ore.

Queste regole devono essere rispettate anche quando si lavora da casa. Il datore di lavoro è tenuto a verificare che il dipendente rispetti effettivamente le pause. Le modalità di organizzazione delle pause sono fondamentalmente a discrezione del dipendente. Tuttavia, lo scopo delle pause è quello di rilassarsi. Il datore di lavoro deve quindi consigliare ai dipendenti di fare effettivamente una pausa ogni volta che è possibile e non, ad esempio, di fare i lavori domestici.

Inoltre, ai dipendenti devono essere concesse 11 ore di riposo tra i giorni lavorativi (art. 15a ArG). Anche il datore di lavoro deve garantire questo aspetto. Nell'ufficio domestico, il datore di lavoro può ovviamente solo fornire al dipendente la possibilità di avere questo periodo di riposo e verificarlo con una registrazione dettagliata delle ore di lavoro.

Tra l'altro, l'alta direzione o i membri più anziani del comitato esecutivo non sono vincolati dai requisiti per gli orari di lavoro e i periodi di riposo e possono anche superarli o non rispettarli. Ciò include, ad esempio, la posizione di CEO, CFO o CTO.

Chi deve registrare le ore di lavoro?

La Legge sul lavoro e le sue ordinanze richiedono la registrazione degli orari di lavoro. In linea di principio, il datore di lavoro è obbligato a registrare le ore di lavoro; tuttavia, il datore di lavoro può trasferire l'obbligo di registrare le ore di lavoro al dipendente, ma non la responsabilità di farlo. Il datore di lavoro deve inoltre assicurarsi che l'orario venga effettivamente registrato. È necessario registrare l'orario di lavoro giornaliero e settimanale (compreso il tempo di compensazione), gli straordinari e tutte le pause superiori a 30 minuti.

Il modo più semplice per garantire la registrazione dell'orario è fornire ai dipendenti uno strumento facile da usare ma che copra tutti i parametri necessari, in modo che la registrazione dell'orario di lavoro non diventi una distrazione dai loro compiti effettivi. Una soluzione semplice per la registrazione dell'orario aiuta quindi i datori di lavoro a rispettare e monitorare i loro obblighi.

Per quanto tempo devono essere conservati i dati di registrazione dell'orario di lavoro?

La legge sul lavoro e le relative ordinanze impongono ai datori di lavoro di conservare tutti i registri e i documenti relativi all'orario di lavoro per almeno 5 anni. Ciò consente all'ispettorato cantonale del lavoro di verificare se il datore di lavoro ha rispettato le norme sull'orario di lavoro e di riposo in caso di ispezione. Inoltre, una documentazione chiara sull'orario di lavoro può essere utile in caso di controversie tra datori di lavoro e dipendenti (ad esempio, per quanto riguarda gli straordinari).

Tra l'altro, se l'ispettorato del lavoro nota una registrazione degli orari inadeguata o mancante, è previsto un periodo di tolleranza. Se questo periodo viene ignorato e la violazione della legge sul lavoro è particolarmente grave, possono essere comminate delle sanzioni.

Come possono i dipendenti semplificare la registrazione delle ore?

La registrazione delle ore può essere un compito noioso, soprattutto per le aziende più grandi. Un software come quello di zeit ag può semplificare la registrazione delle ore e gestire senza sforzo il carico di lavoro, gli straordinari e le ferie in tempo reale. In questo modo le aziende possono risparmiare tempo e denaro, mantenere una visione d'insieme e gestire più facilmente il personale, i progetti e le risorse. Contattateci e scoprite come potete tenere sempre sotto controllo le vostre ore di lavoro.