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Ferienplanung: So läuft's reibungslos

Lena Ingold

Lena Ingold 5. August 2019

Ferienplanung: So läuft's reibungslos

Ausgerechnet die Ferienplanung sorgt in vielen Unternehmen für Konflikte. Vorgesetzte haben oft Mühe, den Wünschen der Mitarbeitenden gerecht zu werden, Überschneidungen zu vermeiden und den Überblick zu behalten. Das muss nicht sein! Wir zeigen Ihnen, wie die Ferienplanung reibungslos läuft und wie der perfekte Workflow für Ferienanträge aussieht.

Folgende Themen stehen im Vordergrund:

Digitaler Workflow
Rechtzeitige Planung
Stellvertretung sicherstellen
Checkliste vorbereiten
Rechtliches abklären

Digitaler Workflow

Die Grundlage für eine reibungslose Ferienplanung ist ein einwandfreier, vorzugsweise automatischer Workflow: Mitarbeitende beantragen ihre gewünschten Ferien in einer Software, Vorgesetzte können diese direkt genehmigen oder ablehnen und haben eine aktuelle Übersicht in einem Kalender oder Dashboard.

Im Idealfall ist die Ferienplanung an eine Zeiterfassung gekoppelt oder wird direkt in dieser erfasst. So werden die Ferienansprüche der Mitarbeitenden automatisch auf Basis der Arbeitszeitmodelle berechnet und sind für Mitarbeitende sowie Vorgesetzte jederzeit ersichtlich. Zudem muss keine zusätzliche Software gekauft oder Schnittstellen entwickelt werden.

Ein weiterer Vorteil: Gemäss Arbeitszeitreglement werden die verfügbaren Zeitbereiche definiert und zur Verfügung gestellt. So kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitende Ferien nicht stundenweise, sondern nur als ganze Tage beantragen können. 

Wir zeigen anhand eines Musterbeispiels der Zeiterfassungs-Tools time.pro und timelook den perfekten Workflow für einen Ferienantrag.

 

1. Mitarbeitende erfassen Ferienanträge digital

In einem ersten Schritt erfassen Mitarbeitende ihre Ferienanträge ganz einfach im System, in diesem Fall online. Die Vorgesetzten sehen den Antrag im System oder erhalten diesen per E-Mail und bewilligen oder lehnen diesen ab. Die Information an die Mitarbeitenden über den Entscheid erfolgt ebenfalls per E-Mail.

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Bild: In drei Schritten zum Ferienantrag: Der digitale Workflow mit time.pro 

 

2. Es geht noch einfacher: Anträge direkt im E-Mail-Client erfassen und synchronisieren

Noch schneller sind Mitarbeitende, die Ferienanträge direkt im Kalender von Microsoft Outlook® stellen. Damit der Workflow aktiviert wird und die Daten direkt in die Zeiterfassung übertragen werden, kann das «Add-in» timelook installiert werden. Nun können Mitarbeitende ihre Ferienanträge direkt im Kalender erfassen, ohne parallel dazu die Software der Zeiterfassung öffnen zu müssen. Gleiches funktioniert natürlich auch umgekehrt: Anträge in der Zeiterfassung, wie time.pro, werden automatisch mit dem Microsoft Outlook®-Kalender synchronisiert.

 

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Bild: Mühsame Doppelerfassungen waren gestern: Ferienanträge werden ganz einfach im Microsoft Outlook® Kalender erfasst und mit der Zeiterfassungs-Software synchronisiert.

 

3. Vorgesetzte erhalten den Antrag per E-Mail

Egal ob per E-Mail oder direkt in der Zeiterfassung: Die Vorgesetzten erhalten den Antrag daraufhin umgehend per E-Mail und bewilligen oder lehnen diesen im System ab. Die Information an die Mitarbeitenden über den Entscheid erfolgt ebenfalls per E-Mail.

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Bild: Workflow für die Antragsbewilligung für Vorgesetzte in time.pro

 

4. Überblick mit einem Mausklick

Vorgesetzte sehen alle Anträge und weitere Informationen in einer aktuellen Übersicht, die nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden kann.

time.proBild: Dashboard von time.pro für Vorgesetzte mit Informationen zu Zeitsaldi, Anträgen, Abwesenheiten und mehr.

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Bild: Kalender-Übersicht der Absenzen und Anträge aller Mitarbeitenden 

Rechtzeitige Planung

Neben dem digitalen Workflow ist eine rechtzeitige Planung bedeutend. Besprechen Sie die Ferienplanung am besten gemeinsam mit dem Team. Berücksichtigen Sie dabei folgende Punkte:

  • Bevorzugen Sie Mitarbeitende mit Schulkindern
  • Berücksichtigen Sie beliebte Termine wie Brückentage und Weihnachten
  • Religiöse Feiertage: Behalten Sie die wichtigsten Feiertage im Hinterkopf
  • Regeln Sie die Stellvertretung frühzeitig

Stellvertretung sicherstellen

Berücksichtigen Sie schon bei der Ferienplanung die Stellvertretung, damit keine Konflikte oder Überschneidungen entstehen. Je nach dem wie lange der Mitarbeitende abwesend ist, muss die Übergabe sehr gründlich oder weniger detailliert durchgeführt werden. Generell wird empfohlen, sich bereits zwei Wochen vor den Ferien mit der Stellvertretung zusammenzusetzen, um die wichtigsten Aufgaben zu besprechen.

Hier empfiehlt sich eine Übergabe-Checkliste mit den wichtigsten Informationen, welche der oder die Stellvertretende zur Ausführung der Aufgaben benötigt. Es ist auch sinnvoll die anstehenden Aufgaben auf mehrere Mitarbeitende zu verteilen, damit nicht eine Person doppelte Arbeit leisten muss.

Checkliste

Bevor die lang ersehnten Ferien eingeläutet werden können, gibt es einiges zu erledigen. Wurde die interne Post weitergeleitet? Der Anrufbeantworter aktiviert? IT Berechtigungen der Stellvertretung kontrolliert? Alle Ansprechpartner informiert? Miss Moneypenny hat dafür eine nützliche Checkliste erstellt, die als Gedächtnisstütze dienen soll. Dabei wird zwischen langfristigen, mittelfristigen und kurzfristigen Vorbereitungen unterschieden. Hier geht's zur Checkliste.

Rechtliches

Streitigkeiten um die Ferien beschäftigen die schweizerischen Gerichte regelmässig. Im Fokus stehen Rechtsfragen wie die Dauer der Ferien, Krankheit oder Unfall während der Ferien, Verjährung und Verwirkung von Ferien und mehr. Antworten zu den wichtigsten Rechtsfragen finden Sie im Beitrag von HR Today.

 

Fazit

Beherzigen Sie die beschriebenen Massnahmen, wird sich Ihre Ferienplanung um einiges vereinfachen. 
Anstatt sich über Konflikte und langwierige Prozesse den Kopf zu zerbrechen, profitieren Sie von:

  • Mehr Transparenz dank übersichtlichen und aktuellen Dashboards
  • Höherer Effizienz und Zeitgewinn dank schneller Bearbeitung von Anträgen
  • Weniger Konflikten im Team
  • Keine Ausfälle oder Überschneidungen
  • Sauberen Übergaben

und können Ihre Ferien in vollen Zügen geniessen. In diesem Sinne wünschen wir schöne und erholsame Sommerferien!

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