Planification des vacances : pour que tout se passe bien

Une gestion simple des absences et des vacances

C'est justement la planification des vacances qui provoque des conflits dans de nombreuses entreprises. Les supérieurs ont souvent du mal à répondre aux souhaits des collaborateurs, à éviter les chevauchements et à garder une vue d'ensemble. Ce n'est pas une fatalité ! Nous vous montrons comment la planification des vacances se déroule sans problème et à quoi ressemble le flux de travail parfait pour les demandes de vacances.

Les thèmes suivants sont au premier plan :

Workflow numérique

Planification en temps utile

Assurer la suppléance

Préparer la liste de contrôle

Clarifier les aspects juridiques

Workflow numérique

La base d'une planification des vacances sans faille est un workflow impeccable, de préférence automatique : les collaborateurs demandent les vacances qu'ils souhaitent dans un logiciel, les supérieurs peuvent les approuver ou les refuser directement et ont un aperçu actuel dans un calendrier ou un tableau de bord.

Dans l'idéal, la planification des vacances est couplée à une saisie des temps ou est directement saisie dans celle-ci. Ainsi, les droits aux vacances des collaborateurs sont calculés automatiquement sur la base des modèles de temps de travail et sont visibles à tout moment pour les collaborateurs et les supérieurs. De plus, il n'est pas nécessaire d'acheter un logiciel supplémentaire ou de développer des interfaces.

Autre avantage : conformément au règlement sur le temps de travail, les plages horaires disponibles sont définies et mises à disposition. Il est ainsi possible de s'assurer que les collaborateurs ne peuvent pas demander des vacances à l'heure, mais uniquement des jours entiers.

Nous montrons, à l'aide d'un exemple type des outils de saisie du temps time .pro et timelook, le workflow parfait pour une demande de vacances.

1. les collaborateurs saisissent les demandes de vacances de manière numérique

Dans un premier temps, les collaborateurs saisissent tout simplement leurs demandes de vacances dans le système, dans ce cas en ligne. Les supérieurs voient la demande dans le système ou la reçoivent par e-mail et l'approuvent ou la refusent. Les collaborateurs sont également informés de la décision par e-mail.

Image : La demande de vacances en trois étapes : le workflow numérique avec time.pro

2) C'est encore plus simple : saisir et synchroniser les demandes directement dans le client de messagerie.

Les collaborateurs sont encore plus rapides lorsqu'ils font des demandes de vacances directement dans le calendrier de Microsoft Outlook®. Pour que le workflow soit activé et que les données soient directement transférées dans la saisie des temps, le "Add-in" timelook peut être installé . Les collaborateurs peuvent désormais saisir leurs demandes de vacances directement dans le calendrier, sans devoir ouvrir en parallèle le logiciel de saisie des temps. La même chose fonctionne bien sûr aussi dans le sens inverse : les demandes dans la saisie des temps, comme time.pro, sont automatiquement synchronisées avec le calendrier Microsoft Outlook®.

Photo : Les doubles saisies fastidieuses appartiennent au passé : Les demandes de vacances sont tout simplement saisies dans le calendrier Microsoft Outlook® et synchronisées avec le logiciel de saisie des temps.

3. les supérieurs reçoivent la demande par e-mail

Que ce soit par e-mail ou directement dans la saisie des temps : les supérieurs reçoivent ensuite immédiatement la demande par e-mail et l'approuvent ou la refusent dans le système. Les collaborateurs sont également informés de la décision par e-mail.

Image : Workflow pour l'approbation des demandes par les supérieurs dans time.pro

4. aperçu en un clic de souris

Les supérieurs voient toutes les demandes et autres informations dans un aperçu actuel qui peut être filtré selon différents critères.

Image : Tableau de bord de time.pro pour les supérieurs hiérarchiques avec des informations sur les soldes de temps, les demandes, les absences et plus encore.

Image : Aperçu du calendrier des absences et des demandes de tous les collaborateurs.

Planification en temps voulu

Outre le flux de travail numérique, il est important de planifier à temps. Il est préférable de discuter de la planification des vacances avec l'équipe. Tenez compte des points suivants :

• Privilégiez les collaborateurs ayant des enfants à l'école.
• Tenez compte des dates populaires comme les ponts et Noël.
• Jours fériés religieux : gardez à l'esprit les jours fériés les plus importants.
• Réglez à temps la question des remplacements

Assurer le remplacement

Tenez compte des remplacements dès la planification des vacances afin d'éviter les conflits ou les chevauchements. Selon la durée de l'absence du collaborateur, le transfert doit être effectué de manière très approfondie ou moins détaillée. En général, il est recommandé de se réunir avec le remplaçant deux semaines avant les vacances afin de discuter des tâches les plus importantes.

Il est recommandé d'établir une check-list de transmission avec les informations les plus importantes dont le suppléant a besoin pour exécuter les tâches. Il est également judicieux de répartir les tâches à accomplir entre plusieurs collaborateurs afin d'éviter qu'une personne ne doive effectuer un double travail.

Liste de contrôle

Avant que les vacances tant attendues ne puissent être annoncées, il y a un certain nombre de choses à régler. Le courrier interne a-t-il été transmis ? Le répondeur téléphonique est-il activé ? Les autorisations IT du remplaçant ont-elles été contrôlées ? Informé tous les interlocuteurs ? Miss Moneypenny a établi à cet effet une liste de contrôle utile qui doit servir d'aide-mémoire. Elle fait la distinction entre les préparatifs à long terme, à moyen terme et à court terme. Cliquez ici pour accéder à la check-list.

Juridique

Les tribunaux suisses sont régulièrement saisis de litiges concernant les vacances. L'accent est mis sur des questions juridiques telles que la durée des vacances, la maladie ou l'accident pendant les vacances, la prescription et la péremption des vacances et bien plus encore. Vous trouverez les réponses aux principales questions juridiques dans l'article de HR Today.

Conclusion

Si vous prenez à cœur les mesures décrites, la planification de vos vacances s'en trouvera grandement simplifiée.
Au lieu de vous casser la tête avec des conflits et des processus interminables, vous profiterez de :

• Une plus grande transparence grâce à des tableaux de bord clairs et actualisés.
• Une plus grande efficacité et un gain de temps grâce à un traitement rapide des demandes
• Moins de conflits au sein de l'équipe
• Pas de pannes ou de chevauchements
• Des transferts plus propres

et pouvez profiter pleinement de vos vacances. Dans cette optique, nous vous souhaitons de bonnes et reposantes vacances d'été !

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