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Zeiterfassung im Wandel – neue Entwicklungsfelder aufdecken

Stefan  Müller

Stefan Müller16. Dezember 2019

Zeiterfassung im Wandel

Wenn wir an das Thema Zeiterfassung denken, fallen uns Begriffe wie Saldi, Ferien, Gleitzeit und Anstellungsgrad ein. Als zeit ag beschäftigen wir uns regelmässig mit Fragen wie: Wie gross ist der Restferien-Saldo eines Mitarbeitenden, der im August 2018 eingetreten ist und im September 2019 dann sein Pensum von 70 % auf 80 % erhöht hat, länger als zwei Monate krank war und nun per Ende Jahr das Unternehmen verlässt? Auf der einen Seite ist es toll, wenn wir als zeit ag solche Fragen so präzise beantworten können.

Auf der anderen Seite wurmt es mich, dass wir keine Antworten geben können auf Fragen wie beispielsweise: Wie hat der Mitarbeitende seinen Arbeitstag erlebt? Wie zufrieden war er mit seinem Ergebnis? Wie gut war die Qualität seiner Arbeit? Wie effizient hat er gearbeitet oder arbeiten können? Dies sind unglaublich komplexe Themenfelder die wir in Zukunft vermehrt erforschen möchten.

Qualität und Quantität

Bei der Zeiterfassung soll es um mehr als nur die quantitative Arbeitszeit gehen – auch die Zufriedenheit, Produktivität und Qualität der Arbeit sind von elementarer Bedeutung. Als Spezialistin für Zeiterfassung haben wir natürlich eine besondere Sichtweise auf dieses Thema und sind gerade deshalb besonders gefordert, in Zukunft vermehrt Antworten auf solche Fragen geben zu können.

Innovation durch Experimente

Aus diesem Grund haben wir das «timelab» ins Leben gerufen, um mittels Experimenten verschiedene innovative Methoden zum Thema Zeitmanagement selbst zu testen. «timelab» ist natürlich kein reales Labor, sondern ein fiktives Experimentierfeld für solche Themen und somit wichtiger Treiber für Innovationen. Unter anderem haben wir bereits an einer Studie zum Thema «Störungen» teilgenommen. Aus unserer Sicht ist dies eines der wichtigsten Entwicklungsfelder, wenn es um die Produktivität geht. Warum das so ist, zeigen folgende Fakten.

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Störungen als Hauptursache

Haben Sie gewusst, dass wir im Schnitt unsere Smartphones 52 Mal täglich prüfen? Gemäss Harvard Business Review sind es sogar 150 Mal pro Tag. Gehören Sie zu den Personen, die Ihr Smartphone in den ersten 5 Minuten nach dem Aufstehen checken? Studien zeigen, dass Sie damit nicht allein sind: 40% geben an, dies auch zu tun.

Durchschnittlich benötigen wir 2.2 Sekunden, um eine Textnachricht auf unserem Handy (SMS, WhatsApp, Alarm, Benachrichtigung etc.) zu lesen. Diese Störungen können gemäss Harvard Business Review selbst bei einfachen Tasks die Fehlerhäufigkeit verdoppeln. Und noch schlimmer: Im Schnitt brauchen Arbeitnehmende 11 Minuten, um sich wieder konzentriert ihrer Arbeit zuzuwenden. 

Gemäss Studien aus dem Jahr 2002 werden Mitarbeitende zudem ca. 60 Mal während eines 8-Stundentages unterbrochen (1 Unterbrechung alle 8 Minuten). Wenn im Schnitt eine Unterbrechung 5 Minuten dauert, dann sind wir bei 5 von 8 Stunden, die wir mit Tasks verbringen, die höchstwahrscheinlich nicht auf unserer To-Do-Liste standen.

Arten von Störungen

Wichtig scheint es, sich bewusst zu sein, dass die Arten von Störungen sehr mannigfaltig sind. Es können auch Störungen im sozialen Bereich sein, die im Zusammenhang mit den Arbeitskollegen oder den Vorgesetzten stehen. Es können aber genauso gut Störungen sein, die sich rund um den Arbeitsplatz und die Ergonomie drehen. Oder ganz menschliche Bedürfnisse wie Hunger und Durst. Es gibt daher ein riesiges Themenfeld zu entdecken.

Erste eigene Experimente

Ich wollte wissen, was es mit diesen Fakten wirklich auf sich hat. Im Experiment «Stress» haben wir an einer Studie der Universität Zürich teilgenommen und den Einfluss der Arbeitsunterbrechungen auf die Arbeitsqualität, Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden untersucht. Mithilfe biometrischer Sensoren und einer Tätigkeitsanalyse liessen wir den Stress im Körper während der Arbeit messen – über die Ergebnisse waren wir mehr als erstaunt. Hier geht’s zum Artikel. Gerne möchte ich aber hier direkt auf unsere Erkenntnisse aus der Studie eingehen.

Unsere Erkenntnisse 

Folgende Methoden haben uns geholfen, Störungen zu vermeiden und fokussierter zu arbeiten:

  • Homeoffice – Kann richtig eingesetzt die Performance für Standard-Tasks ohne grosse Kommunikation stark erhöhen. 

  • Fokusphasen – Selbstständig Zeitfenster bestimmen, in denen gezielt Tasks mit hoher Priorität erledigt werden.

  • Transparenz – Informieren, um Störungen zu vermeiden. Fortschritte, und auch Störungen mit allen Beteiligten thematisieren. Aufzeigen, wie Störungen verursacht werden. Vorschläge bringen.

  • Digitalisierung – Informationen müssen immer und überall verfügbar sein. Eine digitale Ablage hilft enorm, um sich wirklich zu fokussieren. Vor Fokusphasen sollte geprüft werden, ob alles vorhanden ist.

  • Kommunikation – Ist zentral, wenn man effizient arbeiten will. Im Team leistet man mehr, wenn man die Probleme der anderen kennt und sich gegenseitig unterstützt.

  • Experimente – Sich stets Zeit nehmen, um auch Dinge auszuprobieren, neue Tools, neues Vorgehen. Alles hinterfragen, um Verbesserungen zu erreichen.

Wie geht es weiter?

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Wir haben nun an den meisten unserer Arbeitsplätze Statuslichter installiert und erste Versuche gestartet. Zurzeit sind diese noch auf den Status des Outlooks bzw. von Skype geschaltet. Generell wurden die Lampen von den Mitarbeitenden gut angenommen. Ein flächendeckender Einsatz der Trackingsoftware haben wir zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht geplant. Wir planen jedoch weitere Experimente in diese Richtung, beispielsweise mit dem Einspeisen von weiteren Datenquellen (zum Beispiel Hirnstrommessung, Pulsmessung).

Weitere spannende Ansätze

Aus meiner Sicht ist es enorm wichtig, regelmässig «Outside-the-box» zu denken und Neues auszuprobieren. Im Folgenden finden Sie weitere spannende Ansätze von Produktivitäts-Techniken, die ich gerne einmal ausprobieren würde.

Warren Buffets 5/25 Strategie

  • Schreiben Sie Ihre 25 Top-Ziele auf
  • Markieren Sie die Top 5
  • Streichen Sie den Rest von der Liste und konzentrieren Sie sich nur auf die Top 5.

Die Ivy Lee Methode

  • Schreiben Sie jeden Abend 6 Tasks für den nächsten Tag auf & priorisieren Sie diese.
  • Fokussieren Sie sich am nächsten Tag nur auf den ersten Task, bis dieser erledigt ist.
  • Schliessen Sie jeden Task vollständig ab, bevor Sie sich dem nächsten widmen. 
  • Nicht abgeschlossene Tasks auf den nächsten Tag übernehmen.

Führen Sie eine Not-To-Do-Liste

  • Welche Dinge werden Sie grundsätzlich nicht tun, komme was wolle? 

Welche Erfahrungen haben Sie mit Zeitmanagement gemacht? Welche Methoden und Strategien helfen Ihnen am besten, um effizient arbeiten zu können? Ich freue mich auf Ihr Feedback.