3.1 Catégories de données personelles traitées
Nous traitons diverses catégories de données personnelles. Il s'agit notamment de données:
- obtenues dans le cadre de nos relations d'affaires auprès de clients, futurs clients, prospects, prestataires, fournisseurs, partenaires commerciaux ou autres personnes impliquées dans ces relations;
- obtenues auprès de candidats à un poste;
- que nous sommes tenus de collecter en vertu de la loi ou d'un contrat;
- collectées lors de votre utilisation de notre site web;
- obtenues d'autorités ou d'autres tiers (courtiers en adresses, agences de renseignements commerciaux).
Selon la nature de la relation, nous traitons en particulier les catégories de données suivantes:
- données de contact, de communication et d'identification telles que nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de client;
- Indications personnelles telles qu’âge, sexe, nationalité, lieu de naissance, statut de séjour, état civil, langue;
- données relatives à l'emploi telles que numéro de collaborateur, centre de coûts, dates d'entrée et de sortie, ancienneté, type de rémunération, plannings journaliers, horodatages, absences, solde de vacances, solde d'heures supplémentaires, statut de présence;
- données contractuelles et financières telles que type de contrat, contenu du contrat, informations relatives aux relations de compte/dépôt, autres données économiques;
- données techniques telles que numéros de transaction, enregistrements téléphoniques;
- données secondaires issues du trafic des télécommunications telles que numéro de téléphone, numéros de services à valeur ajoutée, date, heure et durée de la connexion, type de connexion, données de localisation, adresse IP, numéros d'identification d'appareil tels que l'adresse MAC;
- données d'interaction et d'utilisation telles que correspondance, préférences et informations relatives au groupe cible, type de terminal, paramètres de l'appareil, système d'exploitation, logiciels utilisés, indications issues de l'exercice de droits;
- Informations sur le site web telles que adresse IP, informations relatives aux cookies, paramètres du navigateur, fréquence des visites du site web, durée des visites du site web, termes de recherche, clics sur les contenus, site web d'origine.
3.2 Finalités du traitement
Nous utilisons les données personnelles collectées en premier lieu en vue de la conclusion et de l'exécution de contrats avec nos clients et partenaires commerciaux, ainsi que pour le respect de nos obligations légales.
Le traitement de données personnelles intervient également lors de l'acquisition de produits et de prestations auprès de nos fournisseurs et sous-traitants. Si vous agissez pour le compte d'un client ou d'un partenaire commercial, vos données personnelles peuvent évidemment être traitées à ce titre.
Dans la mesure où cela est admis et apparaît justifié, nous traitons également des données personnelles aux fins suivantes, pour lesquelles nous pouvons faire valoir un intérêt prépondérant:
- identification des besoins futurs de la clientèle en vue du développement de nos offres et prestations;
- communication et traitement des demandes (formulaires de contact, e-mail, téléphone, candidatures en ligne, sollicitations des médias);
- vérification et optimisation des méthodes d'analyse des besoins en vue d'une approche directe de la clientèle;
- publicité et marketing, dans la mesure où vous y avez consenti ou ne vous y êtes pas opposé (en qualité de client existant, vous pouvez à tout moment et gratuitement vous opposer à l'envoi de publicité; nous vous inscrivons alors sur une liste de blocage afin d'éviter tout nouvel envoi);
- exercice de prétentions juridiques et défense dans le cadre de litiges judiciaires et de procédures administratives;
- prévention et élucidation d'infractions et d'autres comportements répréhensibles (p.ex. enquêtes internes, analyses de données pour lutter contre la fraude);
- garantie de notre exploitation, en particulier de notre informatique, de notre site web et de nos autres plateformes;
- sauvegarde de nos intérêts et de nos prétentions.
Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données à des fins déterminées, nous traitons celles-ci sur la base et dans les limites de ce consentement, sauf si une autre base juridique s'impose. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité des traitements antérieurs. Adressez votre révocation par e-mail ou par voie postale à l'adresse mentionnée au chiffre 2.
3.3 Données d'accès / fichiers journaux du serveur
Lors de chaque visite de notre site web, l'accès est enregistré temporairement dans un fichier journal (server logfiles). Sont notamment consignés le nom du site ou du/des fichier(s) consulté(s), la date et l'heure de la consultation, le type et la version du navigateur utilisé ainsi que le système d'exploitation, votre adresse IP et le fournisseur d'accès, l'URL de provenance (page précédemment visitée) ainsi que d'autres informations similaires.
Ce traitement repose sur notre intérêt prépondérant à afficher correctement notre site web ainsi que ses contenus et offres, à garantir le trafic de données, à optimiser nos contenus et offres, à assurer durablement la stabilité et la sécurité de nos systèmes, ainsi qu'à l'élucidation, à la défense et à la poursuite des cyberattaques, le spam et tout autre acte illicite affectant notre site et nos systèmes, et à faire valoir les prétentions correspondantes.
Les données sont effacées ou anonymisées dès qu'elles ne sont plus nécessaires à la finalité poursuivie, en règle générale dans un délai maximal de 24 heures.
Pour l'hébergement de notre site web, nous pouvons recourir à des prestataires tiers en Suisse et à l'étranger qui exécutent ce traitement sur notre mandat. Notre site web est actuellement hébergé par HubSpot (cf. ch. 3.4 ).
3.4 HubSpot
Notre site web est exploité via les services de HubSpot Germany GmbH, sise en Allemagne, qui collabore pour la fourniture de ses prestations avec d'autres sociétés du groupe HubSpot («Affiliates»), notamment avec HubSpot, Inc., sise aux États-Unis (ensemble «HubSpot»).
HubSpot fournit les prestations d'hébergement, ce qui comprend notamment l'exploitation technique du site, le stockage et la diffusion des contenus que nous publions. Dans ce cadre, HubSpot agit comme sous-traitant et traite, aux fins indiquées, les données personnelles collectées lors de la visite du site et décrites au chiffre 3.3 . Ce traitement repose sur notre intérêt prépondérant à une exploitation sûre, stable et économique de notre site web ainsi qu'à la protection de nos systèmes contre les abus et les attaques.
Afin de protéger votre personnalité, nous avons conclu avec HubSpot un «Data Processing Agreement» qui règle notamment la sécurité des données, le recours à des sous-traitants ultérieurs et les transferts internationaux de données.
Les données collectées dans ce cadre sont stockées et traitées dans une région d'hébergement attribuée par HubSpot à notre compte au sein de l'Union européenne; elles y sont répliquées à des fins de tolérance aux pannes et de sauvegarde.
Indépendamment de la région d'hébergement retenue, HubSpot peut transférer des données personnelles vers d'autres pays où opèrent ses Affiliates ou ses sous-traitants ultérieurs, en particulier vers HubSpot, Inc. aux États-Unis. Ces transferts s'effectuent conformément au DPA de HubSpot et dans le respect des prescriptions applicables en matière de protection des données. HubSpot s'appuie à cet effet sur les clauses contractuelles types approuvées par le législateur européen ainsi que sur le EU-U.S. Data Privacy Framework et le Swiss-U.S. Data Privacy Framework, pour lesquels HubSpot, Inc. est certifié.
Vous trouverez de plus amples informations sur la protection et la sécurité des données chez HubSpot dans ses documents juridiques et dans son «Trust Center».
3.5 CloudFlare CDN
Nous utilisons sur notre site web Cloudflare CDN, un service de Cloudflare Inc., sise aux États-Unis («Cloudflare»).
Cloudflare met à disposition un Content Delivery Network mondial avec DNS et agit comme couche de protection en amont entre votre navigateur et notre site web. Le trafic est acheminé via les serveurs de Cloudflare afin d'améliorer les performances et la sécurité et de bloquer les attaques. Les données traitées comprennent notamment votre adresse IP et d'autres données de journalisation (heure de la requête, informations techniques sur l'appareil et la configuration du système). Cloudflare peut utiliser des technologies telles que des cookies pour gérer le trafic et détecter les accès malveillants. Selon Cloudflare, ces cookies sont essentiellement des cookies techniquement nécessaires à la fourniture des prestations demandées (performance, gestion de la charge, sécurité).
Ce traitement repose sur notre intérêt prépondérant à une exploitation sûre, stable et efficace de notre site web ainsi qu'à la protection de nos systèmes et de nos utilisateurs contre les abus, les attaques et autres incidents de sécurité.
Afin de protéger votre personnalité, nous avons conclu avec Cloudflare un «Avenant de traitement des données», incluant les clauses contractuelles types de l'UE ainsi que des adaptations spécifiques pour la Suisse. Cloudflare est par ailleurs certifié au titre du EU-U.S. Data Privacy Framework (y compris UK Extension) et du Swiss-U.S. Data Privacy Framework.
De plus amples informations relatives à la sécurité et à la protection des données chez Cloudflare figurent dans sa «Privacy Policy».
3.6 Prise de contact
Lorsque vous nous contactez par l'un de nos canaux (formulaire de contact, e-mail, téléphone ou chat), nous traitons les données que vous nous transmettez (notamment votre nom, votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone, ainsi que l'objet de votre demande). Les données effectivement collectées via un formulaire de contact ressortent dudit formulaire; les champs obligatoires y sont signalés par un astérisque (*).
Ces données sont traitées exclusivement pour donner suite à votre demande (par exemple, fournir un renseignement). Le traitement repose sur notre intérêt prépondérant à traiter votre demande ou, lorsque celle-ci tend à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat, sur la nécessité de prendre les mesures requises.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement. Veuillez adresser votre opposition à l'adresse mentionnée au chiffre 2 ; nous examinerons votre demande et, le cas échéant, mettrons fin au traitement de votre prise de contact.
Vos données personnelles sont effacées dès que votre demande a été traitée, ce qui est le cas lorsque les circonstances permettent de conclure que la situation est définitivement clarifiée et qu'aucune obligation légale de conservation ne s'y oppose.
3.7 Utilisation de notre fonction de chat
Pour la fonction de chat de notre site web, nous recourons aux services de HubSpot (cf. ch. 3.4 ).
Lorsque vous utilisez le chat, nous traitons notamment les contenus que vous saisissez (par exemple, messages textuels), vos données de contact (nom et adresse électronique, dans la mesure où vous les indiquez) ainsi que les données techniques d'utilisation nécessaires à l'exploitation du service (adresse IP, date et heure de la requête, navigateur et système d'exploitation utilisés). HubSpot peut recourir à des cookies et technologies similaires pour assurer le service et en consigner techniquement l'utilisation.
Le traitement des données personnelles collectées sert à répondre à votre demande, dans le cadre de notre relation contractuelle ou en vue de l'exécution de mesures précontractuelles, ainsi que sur la base de notre intérêt prépondérant à une communication efficace et conviviale avec nos clients (potentiels).
L'utilisation de la fonction de chat est facultative. Vous pouvez à tout moment nous joindre par les canaux indiqués au chiffre 2 (téléphone ou e-mail notamment).
Pour les traitements effectués par HubSpot, les indications du chiffre 3.4 s'appliquent par analogie.
3.8 Candidatures
Lorsque vous postulez chez nous, nous traitons les données personnelles obtenues dans le cadre de la procédure de candidature. Il s'agit notamment de vos données personnelles, de votre formation, de votre expérience professionnelle et de vos compétences, des données usuelles de correspondance (adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone) ainsi que de l'ensemble des documents que vous nous remettez (lettre de motivation, curriculum vitae, certificats). Vous pouvez en outre nous transmettre librement des informations complémentaires.
Ces données sont conservées, évaluées et traitées exclusivement dans le cadre de votre candidature, et transmises, au sein de notre société, aux services compétents pour la procédure de recrutement.
Le traitement repose sur l'exécution d'un contrat (phase précontractuelle). Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement et retirer votre candidature. Veuillez adresser votre opposition à la personne de contact mentionnée dans l'annonce ou à l'adresse datenschutz@zeitag.ch.
En cas de conclusion d'un contrat de travail, les données transmises sont conservées aux fins de la gestion du rapport de travail, dans le respect des prescriptions légales. Si la procédure de candidature prend fin sans engagement, vos données sont effacées, à moins que vous n'ayez consenti à leur utilisation pour d'autres procédures de candidature au sein de notre société et à être recontacté le cas échéant.
3.9 Prise de rendez-vous en ligne
Notre site web vous permet de fixer des rendez-vous en ligne. Nous utilisons à cet effet l'outil Meetings de HubSpot (cf. ch. 3.4 ).
Dans ce cadre, nous traitons les données de contact et de planification que vous saisissez, notamment vos nom et prénom, votre adresse électronique, le nom de votre entreprise et le nombre de collaborateurs. Vous pouvez en outre associer d'autres personnes au rendez-vous en indiquant leur adresse électronique.
Ces données sont nécessaires à l'examen de votre demande, à la planification et à la tenue du rendez-vous. Le traitement repose sur notre intérêt prépondérant à une planification efficace des rendez-vous et à la communication avec nos clients (potentiels) ainsi que, selon l'objet du rendez-vous, sur l'exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles.
L'utilisation de la prise de rendez-vous en ligne est facultative. Vous pouvez à tout moment fixer un rendez-vous via les canaux de contact indiqués au chiffre 3.6 . Les rendez-vous se tiennent en règle générale via Microsoft Teams (cf. ch. 4.5).
Pour le traitement des données personnelles par HubSpot dans le cadre de la mise à disposition de la page de réservation, les indications du chiffre 3.4 s'appliquent par analogie.
3.10 Newsletter et e-mails marketing
Vous pouvez vous abonner gratuitement à notre newsletter, soit en cochant la case prévue à cet effet dans le formulaire de contact, soit en saisissant votre adresse électronique en pied de page de notre site web. Lors de l'inscription, les données que vous renseignez nous sont transmises. Votre adresse électronique est indispensable à l'envoi de la newsletter.
Par votre inscription, vous consentez au traitement des données indiquées pour l'envoi régulier de la newsletter et de e-mails publicitaires apparentés. La base du traitement est donc votre consentement. Afin d'éviter les abus et de nous assurer que la titulaire de l'adresse électronique a effectivement consenti, nous appliquons la procédure dite du «double opt-in»: après votre inscription, vous recevez un e-mail contenant un lien de confirmation. L'inscription n'est définitive qu'après activation de ce lien. À défaut d'activation dans le délai indiqué, vos données sont effacées et la newsletter n'est pas envoyée à cette adresse.
Nous utilisons vos données pour ces envois jusqu'à révocation de votre consentement. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment, notamment via le lien de désinscription figurant dans chacun de nos e-mails marketing.
Dans la mesure autorisée, nos e-mails marketing peuvent contenir des cookies, balises web, pixels de comptage ou technologies similaires. Pour chaque envoi, nous recevons des indications sur les adresses qui n'ont pas encore reçu le message, celles auxquelles il a été envoyé et celles pour lesquelles l'envoi a échoué, ainsi que sur les désinscriptions. Nous utilisons ces données à des fins statistiques et pour optimiser nos e-mails publicitaires (fréquence, moment, structure et contenu), afin de mieux adapter les informations et les offres aux intérêts individuels des destinataires.
Par votre inscription à la newsletter, vous consentez également à l'analyse statistique du comportement d'utilisation aux fins d'optimisation et d'adaptation de la newsletter. Ce consentement constitue la base du traitement correspondant.
Pour l'envoi de notre newsletter et les analyses décrites, nous recourons aux services de HubSpot. HubSpot traite dans ce cadre notamment votre adresse électronique et les données d'utilisation nécessaires à l'envoi et à la mesure de la performance de la newsletter (moments d'envoi et d'ouverture, ouverture du message, liens cliqués). Pour les traitements effectués par HubSpot, les indications du chiffre 3.4 s'appliquent par analogie.
3.11 Réalisation des cours
Dans le cadre de l'inscription et de la réalisation des cours, nous traitons les données personnelles des participants. Il s'agit en particulier des données que vous nous fournissez lors de votre inscription: nom et coordonnées (adresse électronique et, le cas échéant, numéro de téléphone), ainsi que, s'il y a lieu, indications sur votre entreprise et sur la fonction que vous y exercez.
Nous traitons ces données pour enregistrer votre inscription, planifier et organiser les cours, tenir les listes de participants, vous informer des modalités (tenue, reports, annulations), mettre à disposition la documentation, facturer les frais et délivrer les attestations de participation. Selon les circonstances, le traitement repose sur l'exécution de mesures précontractuelles, sur l'exécution du contrat (participation au cours) et sur notre intérêt prépondérant à l'organisation et au développement de notre offre de formation.
Nous mettons à la disposition de nos intervenants et formateurs les données nécessaires à la préparation et à la conduite du cours concerné. Les services internes en charge de l'organisation des cours, du support informatique et de la facturation peuvent en outre y accéder, dans la mesure nécessaire aux finalités précitées.
Vous pouvez vous opposer à ce traitement et retirer votre inscription. Veuillez adresser votre opposition à datenschutz@zeitag.ch. Dans ce cas, votre inscription ne fera plus l'objet d'un traitement et votre participation au cours ne sera plus possible.
Selon l'offre, nos cours se déroulent soit entièrement en ligne, soit sous la forme d'une session en présentiel suivie d'une session d'échange en ligne.
Pour la tenue des cours en ligne et des sessions d'échange en ligne, nous utilisons Microsoft Teams. Sont alors traitées les données techniques et de contenu nécessaires à l'utilisation de cette plateforme. De plus amples informations à ce sujet figurent au chiffre 4.5 .
Les données personnelles collectées dans le cadre de nos cours ne sont conservées que pendant la durée nécessaire à la planification, à la réalisation et au suivi du cours concerné, ainsi qu'au respect des obligations légales de conservation.
3.12 Profilage et décisions individuelles automatisées
Nous traitons vos données personnelles aux finalités énoncées dans la présente déclaration de protection des données et procédons à cet effet, en partie, à des analyses automatisées. Cela inclut le «profilage», soit un traitement automatisé à des fins d'analyse et de pronostic. Nous y recourons principalement pour vous adresser, de manière ciblée, des informations et des offres relatives à nos produits et prestations. À cet effet, nous utilisons des outils d'analyse permettant une communication adaptée aux besoins et une publicité personnalisée, y compris à des fins de recherche de marché et d'opinion.
Sont qualifiées de «décisions individuelles automatisées» les décisions prises de manière entièrement automatisée, c'est-à-dire sans intervention humaine, et qui produisent des effets juridiques sur la personne concernée ou l'affectent de manière significative. En règle générale, nous ne prenons pas de telles décisions pour l'établissement et l'exécution d'une relation d'affaires et n'avons pas recours, en principe, à des prises de décision entièrement automatisées. Si nous devions y recourir dans des cas particuliers, nous vous en informerons séparément lorsque la loi l'exige et vous renseignerons sur les droits qui en découlent. Vous aurez alors la possibilité, si vous n'êtes pas d'accord avec la décision, d'exiger qu'elle soit vérifiée par une personne physique.
3.13 Intelligence artificielle
Nous pouvons recourir à l'intelligence artificielle (IA) en appui de nos activités. Les applications d'IA peuvent traiter des données personnelles, sans que cela soit systématique. Conscients que l'utilisation de l'IA peut comporter certains risques et incertitudes en matière de traitement de données, nous avons édicté des directives internes garantissant un usage juridiquement responsable de l'IA.
Nous assumons la responsabilité des contenus générés ou des décisions prises par une IA pour notre compte. Lorsqu'une décision a des effets importants sur la personne concernée, nous veillons à ce qu'elle puisse être vérifiée par une personne physique (cf. ch. 3.12). Lorsqu'une IA que nous utilisons interagit directement avec vous, nous vous en informons.
La base d'un traitement éventuellement imputable à notre société est notre intérêt prépondérant à l'utilisation de technologies nouvelles telles que l'intelligence artificielle. Lorsqu'un consentement a été sollicité, le traitement repose exclusivement sur ce consentement. Vous pouvez le révoquer à tout moment.
Pour le traitement ultérieur des données par le prestataire concerné agissant comme responsable du traitement indépendant, en particulier pour leur communication à des tiers tels que des autorités sur la base de prescriptions légales nationales, nous vous renvoyons aux déclarations de protection des données du prestataire concerné.
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