Die Arbeitswelt im Wandel: Was bleibt «nach Corona»?

Zahlreiche Schweizer Unternehmen mussten aufgrund der Coronakrise innert kürzester Zeit ins Homeoffice wechseln. Wie gut hat dieser Wechsel funktioniert?

Bereits 2019 haben rund 25% der Schweizerinnen und Schweizer regelmässig mindestens einen halben Tag von zuhause aus gearbeitet. Dabei zeigte sich vor allem im Dienstleistungssektor und in wissensintensiven Berufen eine Zunahme in den letzten Jahren. Durch die Krise stieg der Anteil auf über 50% an. Verschiedene Studien zeigen, dass der Wechsel grösstenteils geglückt und die Akzeptanz sehr gross ist. Die Mehrheit der Arbeitnehmenden gibt an, ungestörter und selbstbestimmter zu arbeiten, Reisewege einzusparen und insgesamt zufriedener zu sein. Jedoch zeigen sich auch künftige Handlungsfelder: die fehlende Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen wird von der Hälfte der Arbeitnehmenden beklagt, der Stressfaktor der Kinderbetreuung und das Fehlen eines eigenen Arbeitsbereichs von 16%.

Welche konkreten Tipps haben Sie, um im Homeoffice produktiv und effizient zu arbeiten? Welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein?

In erster Linie ist es wichtig, sich selbst und das Umfeld bewusst zu managen. Folgende Tipps können helfen, produktiv zu sein und negative Folgen von Homeoffice zu vermeiden:

• Umfang des Homeoffice definieren. Bis zu 2,5 Tage Arbeit im Homeoffice gehen meist mit einer Steigerung der Produktivität einher, danach sinken die Werte wieder.
  
  
• Die Aufgaben für das Homeoffice auswählen. Einige Aufgaben, die man allein erledigen kann, wie Konzeptarbeiten, eignen sich sehr gut, andere, die beispielsweise persönlichen Kontakt und Austausch erfordern, weniger.
  
  
• Tagesziel definieren. Den Homeoffice-Tag nach den persönlichen Tageszielen strukturieren. So wird am Abend sichtbar, was alles «erreicht» wurde – das führt zu einer höheren Zielbindung und Zufriedenheit.
  
  
• Feedback einholen. Über erreichte Ziele mit Vorgesetzten sprechen und regelmässig Feedback einholen. Das motiviert, schafft Vertrauen durch Transparenz und erhält die Führungsbeziehung über Distanz.
  
  
• Die Erreichbarkeit regeln. Die Zusammenarbeit im Team miteinander absprechen, so dass das nötige Wissen geteilt und gemeinsame Aufgaben bewältigt werden können. Gegenseitige Erwartungen in Hinblick auf Präsenz, Homeoffice, Erreichbarkeit und Antwortfrequenz möglichst genau absprechen. Nicht «always-on» sein.
  
  
• Reduzierten sozialen Austausch ausgleichen. Sicher immer wieder persönliche Treffen einplanen für das Networking und den informellen Austausch mit Kolleginnen und Kollegen.
  
  
• Persönliche Kompetenzen für die Arbeit im digitalen Umfeld ausbauen. Selbst reflektieren, ob die nötigen Kompetenzen im Umgang mit den digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien vorhanden sind und diese optimal genutzt werden können, falls nicht, Unterstützung im Team oder durch die IT-Abteilung organisieren oder eine Schulung machen.
  
  
• Infrastruktur einrichten. Auch der «neue Arbeitsplatz zuhause» will ergonomisch gestaltet und die informationstechnische Ausstattung in Hinblick auf die Bedürfnisse des Einzelnen und die Zusammenarbeit im Team geprüft werden. Die Kosten der Infrastruktur des Arbeitsplatzes im Homeoffice muss mit dem Unternehmen geklärt werden.

Welche Auswirkung hat Homeoffice auf Produktivität und Gesundheit? Und wie messen Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden im Homeoffice? 

Häufig werden die geleisteten Arbeitsstunden als Mass für die Produktivität verwendet, die im Homeoffice eher ansteigen. Mitarbeitende leisteten gemäss einer Studie der Universität Basel je nach Umfang des Homeoffice zwischen eineinhalb und sechs Stunden Mehraufwand pro Woche, da ihre intrinsische Motivation aufgrund des geschenkten Vertrauens und der Autonomie grösser ist.

Allerdings kommt es ganz auf die Aufgabe an: Eine aktuelle Studie der Universität St. Gallen zeigt, dass bei administrativen Aufgaben, wie dem Schreiben von E-Mails, die Produktivität steigt, während bei kommunikationsintensiven Aufgaben, wie die Führung von Mitarbeitenden, die Produktivität sinkt.

Homeoffice birgt Studien zufolge neben einer hohen Flexibilität auch eine Reihe von Nachteilen wie eine höhere psychische Belastung, da Privat- und Berufsleben stärker verschwimmen. Was sagen Sie zu diesem Thema?

Durch das Verschwimmen der Lebensdomänen besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende zu viel und zu intensiv arbeiten oder vortäuschen, alles im Griff zu haben. Die Intensivierung der Arbeit, wie beispielsweise schnelleres, verdichtetes Arbeiten und Pausenverzicht, führt nachweislich zu Stress. Mit der Möglichkeit zum Selbstmanagement der Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit, auch Boundary Management genannt, kann dem vorgebeugt werden. Dabei unterschieden sich Arbeitnehmende im Grundbedürfnis und in den Taktiken, die verschiedenen Lebensbereiche voneinander zu trennen oder ineinander zu integrieren. Einzelne mischen ihr Vorgehen auch je nach Arbeitsinhalt.

Mischtypen behandeln Aufgaben, mit welchen sie sich stark identifizieren, integrativ und erledigen sie z.B. auch in der Freizeit zuhause gerne und segmentieren Inhalte, mit welchen eine geringere Identifikation einhergeht, nach Möglichkeit weg. Leila Gisin von der Hochschule Luzern Wirtschaft stellte fest, dass vor allem der Mischtyp, welchem die grosse Mehrheit der Befragten in unterschiedlichen Ausprägungen angehört, im Homeoffice Schwierigkeiten hat geeignete Boundary Taktiken zu finden. Dabei ist bedürfnisgerechtes Boundary Management erlernbar und unterstützt das Erholungserleben der Betroffenen.

Speziell mit kleinen Kindern kann das Homeoffice eine Herausforderung darstellen. Welche Tipps können Sie jungen Eltern geben, um die Kombination Homeoffice und Kleinkinder besser zu meistern?

Für berufstätige Eltern stellte die Vereinbarung von Homeoffice und Kinderbetreuung in der Phase des Lockdowns eine besonders grosse Herausforderung dar. So gaben in einer Befragung der Gfs (2020) 41% Prozent der Befragten an, dass dies nicht vereinbar sei. Die Betreuung von Kleinkindern kann nicht parallel neben der Berufsarbeit erfolgen, nur weil diese am gleichen Ort erbracht wird. Dies führt zu Störungen bei der Arbeit und dem Gefühl, beidem nicht gerecht zu werden.

Auch im Homeoffice ist Kinderbetreuung als Aufgabe zu organisieren. Eine Erleichterung kann durch den Wegfall von Arbeitswegen oder durch kürzere parallele Zeiten, bei Übergaben oder in Randzeiten, entstehen. Dabei sollte man persönliche Erholungszeit einbauen. Paare können diese Spielräume nutzen, um die Rollen in der Familienarbeit gemeinsam neu zu gestalten. Boundary Management kann helfen, sich konkret zu überlegen, wie die Grenzen der Lebensbereiche abgesteckt werden sollen. Familienunterstützende Unternehmenskulturen sind beim Thema Homeoffice erfahrungsgemäss positiv eingestellt. 

Gibt es auch Punkte, die Beschäftigte noch einmal kritisch überdenken sollten – bevor sie sich auf ein flexibles Arbeitsmodell einlassen?

Punkte, die sich die Beschäftigten überlegen sollten, betreffen sie selbst, ihr Arbeitsumfeld und ihre privaten Lebensbedingungen. Für sich selbst ist sicherlich die Fähigkeit zum Selbstmanagement kritisch einzuschätzen. Wie gut bin ich in der selbständigen Planung, Zielsetzung und -verfolgung und im Einteilen meiner Zeit? Wie viel sozialen Kontakt brauche ich in meiner Arbeit und in welcher Form möchte ich diesen wahrnehmen? Kann ich mich selbst motivieren?

Für das Arbeitsumfeld weiss man, dass Freiwilligkeit, ein hoher Grad an Autonomie bei der Arbeitsgestaltung sowie eine Vertrauenskultur in der Führung zu Zufriedenheit führen. Dazu gehört, dass die Firma die Leistung der Mitarbeitenden nicht an der Präsenz vor Ort misst sowie langfristig auch Fragen nach der Infrastruktur für die Mitarbeitenden klärt. Zu beantworten wäre hier wie offen und reif die eigene Firma ist und wie Veränderungen konstruktiv beeinflusst werden können. Im privaten Umfeld sollte geklärt sein, wo man ungestört und ergonomisch gut gestaltet arbeiten kann und wie die Grenzen zwischen den Lebensdomänen gestaltet sind.

Was bleibt «nach Corona?» Beobachten Sie einen Wandel in der Arbeitswelt oder gehen jetzt alle zurück zum «Alten»?

Bei der Zunahme des Homeoffice handelt es sich um einen langfristigen Trend, der sich bereits vor Corona abzeichnete. Es zeigt sich, dass vermehrt mobil-flexibel gearbeitet wird, also Ort und Zeit der Arbeit flexibler gewählt werden können. Neben dem Homeoffice gehören auch Coworking Spaces, öffentliche Räume oder Arbeit während der Reise dazu. Gemäss verschiedenen Studien wünschen bis zu 80% der Arbeitnehmenden weiterhin, mindestens teilweise, im Homeoffice zu arbeiten. Eine Minderheit von weniger als 10% lehnt Homeoffice gänzlich ab.

Die Unternehmen haben nun die Vorteile wie Produktivitätszunahme, Zufriedenheit, Nachhaltigkeit, Kosteneinsparungen durch sinkenden Raumbedarf sowie den Zugang zu Fachkräften durch eine verbesserte Vereinbarkeit von Beruf und Familien erkannt und vor allen Dingen Vertrauen gewinnen können. Gestaltungsaufgaben im Hinblick auf Führung, Boundary Management im Team, Personalentwicklung und technische Infrastrukturen wurden deutlich und erscheinen nun bewältigbar. Auch kleinere Firmen oder Sektoren wie die öffentliche Verwaltung, die bisher noch nicht so stark in der Umsetzung des mobil-flexiblen Arbeitens waren, werden nun einen Schub erfahren.