Marc Pfister, 30. März 2020
Arbeitszeit und Homeoffice
Viele Arbeitnehmende arbeiten aktuell im Homeoffice. Dies führt teilweise zu ganz neuen Problemen bei der Erfassung und Abgrenzung der Arbeitszeit von der Freizeit, die nur in begrenztem Rahmen auftreten, wenn in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers gearbeitet wird. Doch was ist Arbeitszeit überhaupt und wer muss Arbeitszeit eigentlich erfassen? Das und mehr beantworte ich Ihnen in diesem Artikel. Kurz, knackig und garantiert ohne Fachchinesisch!
Hinweis: Dieser Artikel befasst sich ausschliesslich mit den privatrechtlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit, da sonst der Umfang eines Blogbeitrages gesprengt würde.
Was gilt als Arbeitszeit?
Auf Verordnungsstufe gibt es eine gesetzliche Definition der Arbeitszeit (Art. 13 ArGV 1). Demnach bezeichnet Arbeitszeit die Zeitspanne, «während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat». Das bedeutet: Wenn der Arbeitnehmende Zeit im hauptsächlichen Interesse des Arbeitgebers verbringt, spricht man von Arbeitszeit – vorausgesetzt, dies geschieht nach Willen des Arbeitgebers.
Gerade diese Abgrenzung ist im Home Office aber oft schwierig. Schliesslich bietet es sich an, in einer Pause schnell die Wäsche zu machen, Kinder können Aufmerksamkeit fordern und eine Vielzahl anderer Ablenkungen sind daheim meist nicht weit weg. Daher ist darauf zu achten, dass klar getrennt wird, was Arbeitszeit ist und was Freizeit.
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten auch im Home Office gelten. Wenn also fixe Arbeitszeiten vereinbart wurden, hat der Arbeitnehmende während diesen Zeiten zu arbeiten und der Arbeitsplatz ist so zu wählen, dass die Arbeit, soweit möglich, so konzentriert erledigt werden kann, wie beim Arbeiten im Büro/Unternehmen.
Bei Gleitzeitmodellen ist die konkrete Zuordnung deutlich schwieriger. Auch hier hat der Arbeitnehmende während der Blockzeiten zu arbeiten und zur Verfügung zu stehen. Neben den Blockzeiten ist zu empfehlen, dass der Arbeitnehmende durch eine klare zeitliche Planung und die Wahl des Arbeitsplatzes, z.B. durch die Möglichkeit des Schliessens einer Tür, für sich selbst und mit den Personen im Haushalt so klar wie möglich abgrenzt, wann er arbeitet und wann nicht. Aber auch wenn der Arbeitnehmende während seiner Freizeit schnell ein E-Mail beantwortet, ist ihm dies als Arbeitszeit anzurechnen. Auch da sollte die Abgrenzung im Interesse des Arbeitnehmenden geschehen, so dass er die Möglichkeit hat, Pausen und Ruhezeiten einzuhalten. Die Abgrenzung von Arbeits- und Freizeit ist somit im beiderseitigen Interesse.
Übrigens: Wenn ein Arbeitnehmender am Abend oder am Sonntag schnell E-Mails beantwortet oder telefoniert, ist das ebenfalls Arbeitszeit. Gemäss Arbeitsgesetz ist während dieser Zeit zudem eine Bewilligung nötig – was aufgrund der meist kurzen und unvorhersehbaren Arbeitszeiten einigen bürokratischen Aufwand bedeuten kann. Deshalb ist zu empfehlen die Arbeitnehmenden anzuweisen, an Sonntagen und am Abend ab 23 Uhr die Arbeit ruhen zu lassen und nur in Notfällen zu arbeiten.
Pausen und Ruhezeiten
Abhängig von der Länge der täglichen Abeitzeit hat der Arbeitnehmende Anspruch auf Pausen (Art. 15 ArG). Nämlich:
- 15 min bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 5.5 Stunden
- 30 min bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden
- 1 Stunden bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden
Diese sind auch bei der Arbeit im Homeoffice einzuhalten. Der Arbeitgeber ist verpflichtet zu prüfen, dass der Arbeitnehmende die Pausen auch wirklich einhält. Dies ist beispielsweise durch eine detaillierte Zeiterfassung möglich. Wie die Pausen genau auszugestalten sind, ist grundsätzlich Sache des Arbeitnehmenden. Allerdings dienen Pausen der Erholung. Daher sollte der Arbeitgeber die Arbeitnehmenden darauf hinweisen, nach Möglichkeit auch wirklich eine Pause zu machen und nicht beispielsweise Hausarbeit zu erledigen.
Darüber hinaus ist dem Arbeitnehmenden zwischen den Arbeitstagen 11 Stunden Ruhezeit zu gewähren (Art. 15a ArG). Auch dies hat der Arbeitgeber sicherzustellen. Im Home Office kann er dem Arbeitnehmenden natürlich nur die Möglichkeit schaffen, diese Ruhezeit zu haben, und dies mit einer detaillierten Arbeitszeiterfassung prüfen.
Übrigens: Das Top-Management bzw. die obersten Mitglieder der Geschäftsleitung sind nicht an die Vorgaben für Arbeits- und Ruhezeiten gebunden und können diese auch über- bzw. unterschreiten. Dazu gehört zum Beispiel die Position des CEO, CFO oder CTO.
Wer muss Arbeitszeit erfassen?
Das Arbeitsgesetz und dessen Verordnungen verpflichten zur Erfassung der Arbeitszeit. Grundsätzlich trifft die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit den Arbeitgeber – dieser kann die Pflicht zur Zeiterfassung jedoch an den Arbeitnehmer weitergeben, nicht jedoch die Verantwortung dafür. Er hat weiterhin sicherzustellen, dass die Erfassung auch tatsächlich erfolgt. Zu erfassen sind die tägliche und wöchentliche Arbeitsdauer (inkl. Ausgleichszeit), Überstunden und alle Pausen über 30 Minuten.
Am einfachsten lässt sich die Erfassung sicherstellen, indem den Arbeitnehmenden ein einfach zu handhabendes, aber alle notwendigen Parameter abedeckendes Tool an die Hand gegeben wird, welches die Erfassung der Arbeitszeit nicht zu einer Ablenkung von den eigentlichen Aufgaben werden lässt. Eine einfache Zeiterfassungslösung unterstützt daher den Arbeitgeber bei der Einhaltung und Überwachung seiner Pflichten.
Wie lange müssen die Daten der Zeiterfassung aufbewahrt werden?
Das Arbeitsgesetz und dessen Verordnungen verpflichtet Arbeitgeber, alle relevanten Verzeichnisse und Unterlagen zu den Arbeitszeiten mindestens 5 Jahre aufzubewahren. So kann das kantonale Arbeitsinspektorat bei einer anfälligen Kontrolle überprüfen, ob der Arbeitgeber Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen eingehalten hat. Ausserdem kann eine klare Zeitdokumentation bei Streitfällen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer (zum Beispiel bezüglich Überstunden) helfen.
Übrigens: Wenn das Arbeitsinspektorat eine mangelhafte oder fehlende Zeiterfassung bemerkt, gibt es eine Nachfrist. Wird diese missachtet und ist der Verstoss gegen das Arbeitsgesetz besonders schwer, drohen Strafen.
Wie können Arbeitnehmer die Zeiterfassung vereinfachen?
Zeiterfassung kann eine mühsame Angelegenheit sein – vor allem für grössere Unternehmen. Eine Software wie die der zeit ag kann die Zeiterfassung vereinfachen und Arbeitsauslastung, Überstunden und Ferien mühelos in Echzeit verwalten. So sparen Unternehmen Zeit und Kosten, behalten den Überblick und können Personal, Projekte und Ressourcen einfacher steuern. Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitszeit immer im Griff haben.