Der 25. Februar 2020 war ein bedeutsames Datum – allerdings nicht im positiven Sinne. An diesem Tag registrierte die Schweiz ihren ersten Corona-Fall. Die Erinnerung an all die einschneidenden Veränderungen in unseren Leben hat sich bei vielen eingeprägt. Eine so grosse Veränderung in so kurzer Zeit hatte es bis dato für die wenigsten gegeben. Kein Lebensbereich, der nicht von Unsicherheiten und Angst geprägt war. Wie ein Tsunami fegte das Virus über das Land und machte nirgends halt, seien es geschlossene Schulen, neue Grenzpunkte oder abgesagte Grossveranstaltungen. Und natürlich betrafen die Veränderungen auch die Arbeitswelt.
Plötzlich zogen zahlreiche Angestellte von ihren Firmenbüros mit ihren Laptops nach Hause. Hatten sie Glück, stand ein ruhiges Arbeitszimmer bereit. Für andere hingegen hiess es, im Trubel des Familienlebens einen konzentrierten Gedanken fassen. Auch diejenigen, die nicht im Büro arbeiten, mussten viele Umstellungen hinnehmen. Das Desinfizieren, Masken im Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern und -partnerinnen, Abstandsregelungen. Die Stimmung kippte innerhalb weniger Wochen von sorglosem Alltag zu einer Welt, in der man nicht wusste, was um einen herum geschieht.
Mittlerweile sind viele der einschneidenden Verordnungen nicht mehr gültig, während wir uns an andere Dinge gewöhnt haben. Nichtsdestotrotz: Viele sehen die Tatsache, dass die Pandemie einen längst überfälligen Stein ins Rollen gebracht hat – nämlich den der Flexibilisierung der Arbeit – durchaus positiv. So zeigt eine Studie von Microsoft Switzerland, dass Angestellte sich weiterhin wünschen, hybrid arbeiten zu können. Und auch andere Neuerungen werden unwiderruflich bleiben. Auf welche Veränderungen sich Unternehmen einstellen sollten, um weiterhin up to date zu sein, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
Schaffen Sie für Beschäftigte, die im Home-Office bzw. hybrid arbeiten, die richtigen Strukturen.
Dazu zählt die richtige Ausstattung, angefangen von guten, sprich schnellen Laptops. Achten Sie aber auch darauf, dass Ihre Mitarbeitenden ergonomisch gut ausgestattet sind. Höhenverstellbare Schreibtische, geteilte Tastaturen oder ergonomische Mäuse sorgen dafür, dass arbeitsinduzierte Rückenprobleme nicht erst entstehen. Denn unser Körper hält zwar viel aus, spätestens wenn die Mitarbeitenden aber fehlen, weil der erste Bandscheibenvorfall droht, ärgert man sich vielleicht darüber, nicht mehr auf das richtige Equipment geachtet zu haben.
Verbessern Sie Ihre Remote Leadership-Fähigkeiten
Es bedarf viel Vertrauen, wenn man den Mitarbeitenden beim Arbeiten nicht direkt über die Schulter blicken kann. Nicht die Präsenz steht mehr im Fokus, sondern die Ergebnisse. Für Führungskräfte war es zunächst schwer, die richtige Balance zu finden. Interveniert man zu viel, haben die Mitarbeitenden vielleicht das Gefühl, dass es an Vertrauen fehlt. Ist es hingegen zu wenig, fühlen manche sich nicht gesehen oder beachtet. Hier müssen Führungskräfte Empathie zeigen, und unterschiedliche Bedürfnisse befriedigen.
Ausserdem müssen Führungskräfte bei ergebnisorientiertem Arbeiten darauf achten, dass die Mitarbeitenden sich nicht zu sehr übernehmen. Vor allem im Home-Office werden Überstunden schnell die Regel, weil eine geregelte Struktur fehlt. Auch hier müssen Führungskräfte mit gezielten Tipps gegensteuern.
Schaffen Sie auch Online ein Miteinander
Der «Big Quit» sorgte für Zittern in zahlreichen Unternehmen. Nach und nach stellte sich nämlich heraus: Viele Mitarbeitende fühlen sich nicht an ihr Unternehmen gebunden. Ein Punkt, um das zu ändern, ist das Verhältnis innerhalb eines Teams. Es ist schwerer, ein freundliches, kollegiales Umfeld hinter sich zu lassen, als eines, in dem der Fokus vor allem auf der Arbeit, nicht aber auf den anderen Mitarbeitenden liegt. Arbeitet man gemeinsam vor Ort, passiert vieles ganz automatisch: der kleine Tratsch vor dem Wasserspender, die Zigarettenpause oder das gemeinsame Mittagessen. Diese Aspekte fallen im Home-Office weg. Deshalb müssen Unternehmen hierauf ein besonderes Augenmerk legen.
Die Möglichkeiten sind vielfältig. Legen Sie z. B. einen Termin für gemeinsame Spiele oder aber informelle Treffen, in denen über Gott und die Welt geredet werden kann, fest. Die Teilnahme sollte natürlich freiwillig sein. Wenn das Event zum Unternehmen passt, werden Ihre Mitarbeitenden mit Spass bei der Sache sein, was eine Teilnahme für alle besonders interessant macht.
Analysieren Sie, ob Ihr Team im Home-Office von geregelten Arbeitszeiten oder einer kompletten Flexibilisierung profitiert
Das kann für jedes Unternehmen ganz unterschiedlich ausfallen. Grundsätzlich gilt: Je weniger die Angestellten von der Arbeit anderer abhängig sind, desto flexibler lassen sich ihre Arbeitszeiten gestalten. Wird hingegen viel kommuniziert, ist die zeitnahe Beantwortung von Fragen essenziell dafür, dass die Arbeit nicht ins Stocken gerät. Bei unterschiedlichen Bedürfnissen hilft es, eine gewisse Kernarbeitszeit festzulegen, in der alle anwesend sind und den Rest des Arbeitstages zur freien Verfügung zu stellen. Wichtig ist nur, dass Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden richtig aufzeichnen, damit es nicht zu einer Überforderung oder Frust kommt.
Stellen Sie sich darauf ein, dass Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeit reduzieren wollen
Viele träumen davon, nur 80% statt der üblichen 100 % arbeiten zu gehen. Denn ihnen ist in der Pandemie auch bewusst geworden, wie wichtig Familie, das eigene Sozialleben und die Gesundheit ist. Wo vorher die Arbeit im Mittelpunkt stand, ist es vermehrt die Work-Life-Balance. Und so erwägen viele, vier statt fünf Tage die Woche zu arbeiten. Im Sinne der Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie, in dem es vor allem die Frauen sind, die einen Spagat zwischen der Betreuung von Kindern oder älteren Verwandten und der Arbeit machen müssen, erscheint dies überaus sinnvoll, um die Arbeitslast gerechter zu verteilen. Wer als Unternehmen selbst vorstösst, bevor die Mitarbeitenden es tun, hat grosse Chancen, als äusserst attraktiver Arbeitgeber zu gelten.
Bieten Sie digitale Fortbildungen an
Die Tatsache, dass auch der Fortbildungssektor sich in der Pandemie digitalisiert hat, sorgte dafür, dass es plötzlich für viel mehr Mitarbeitende möglich war, etwas Neues zu lernen. Vor allem mehrtägige Seminare und Schulungen, die in Präsenz an anderen Orten stattfanden, waren für viele vorher nicht so einfach umzusetzen. Die Tatsache, dass Inhalte plötzlich aus dem heimischen Wohn- oder Arbeitszimmer abrufbar waren, hat die Anspruchshaltung grundsätzlich verändert. Auch nach der Pandemie wird es Mitarbeitende geben, die ihre Fort- und Weiterbildungen vor allem digital durchführen werden. Unternehmen sollten deshalb vorab kommunizieren und die Bedürfnisse ihrer Angestellten erfragen, um die bestmögliche Lösung für alle Parteien anzubieten.
Klären Sie Ihre Mitarbeitenden über rechtliche Aspekte von Remote Work auf
Viele Angestellte träumen davon zu arbeiten, während sie gleichzeitig am Strand ihres liebsten Urlaubsortes sitzen. Was einfach klingt, birgt rechtliche Hürden, wie ein Blick auf das Sozialversicherungsrecht, das Steuerrecht und den Datenschutz zeigt. So sollten weiterhin 25 % der Tätigkeit in der Schweiz verrichtet werden, damit Sozialabgaben weiterhin dort gezahlt werden und nicht an einem anderen Arbeitsort. Auch sollten Sie darauf achten, dass Ihre Arbeitnehmenden nicht plötzlich eine neue Betriebsstätte schaffen, weil sie mehr als 183 Tage von einem anderen Arbeitsort aus arbeiten und an diesem Ort steuerpflichtig werden. Das kann für viele nämlich ein Minus auf dem Lohnzettel bedeuten. Hinsichtlich des Datenschutzes ist abzuklären, ob es Ihren Angestellten erlaubt ist, in öffentlichen Netzwerken zu arbeiten, oder ob diese besonders geschützt sein müssen. Sollten Mitarbeitende also mit dem Wunsch an Sie herantreten, örtlich flexibel zu sein, müssen Sie sich der etwaigen Problematiken bewusst sein, um Aufklärung betreiben zu können.
Überdenken Sie die Nutzung Ihrer Büroräume
Wenn viele Arbeitnehmende plötzlich nicht oder nicht mehr so häufig im Büro auftauchen, ist es an der Zeit, sich Gedanken über eine Umgestaltung zu machen. Idealerweise bietet das Büro denjenigen, die sie zu Hause nicht haben, Rückzugsmöglichkeiten zum ungestörten Arbeiten. Diejenigen, die hingegen vor allem aus sozialen Gründen ins Büro fahren, sollten die Möglichkeit vorfinden, sich mit den Teammitgliedern auszutauschen und so kreative Ideen für das Unternehmen zu generieren. Das Büro sollte so gestaltet sein, dass es Lust darauf macht, hinzufahren.
Räumen Sie Geschäftsreisen weniger Stellenwert ein
In den letzten 2 Jahren haben wir gesehen, dass unsere Arbeit auch häufig ohne die Präsenz vor Ort funktioniert. Digitale Meetings sind durchaus akzeptiert und werden von Kunden auch gewünscht, wenn es für diese weniger Aufwand bedeutet. In Zeiten, in denen wir immer besorgter auf den Klimawandel schauen, ist es vermutlich genau das richtige, emissionsarmer zu leben und zu arbeiten. Geschäftsreisen sind ein Punkt, an dem viele Unternehmen leichter ansetzen können als an anderen, grundlegenderen Faktoren des Geschäftsbetriebs.
Wie können Unternehmen die Veränderungen nachhaltig implementieren?
Viele Unternehmen hatten kaum Zeit, über die Umstellungen richtig nachzudenken. Hier sollten Sie vor allem darauf acht geben, dass problematische Strukturen sich nicht einschleichen. Fragen Sie sich, welche Ziele Sie verfolgen und führen Sie Change-Management-Prozesse ein, die Schritt für Schritt dafür sorgen, Ihr Unternehmen nachhaltig zu transformieren und es so zukunftsfähig zu gestalten.
Fazit: Die Veränderungen sind gekommen, um zu bleiben
Manchem Unternehmen fällt es vielleicht schwerer, sich an den Wandel anzupassen, andere hingegen können ihre Strukturen leichter adaptieren. Fest steht aber: Unternehmen müssen mit der Zeit gehen, um den Anschluss nicht zu verlieren. Denn vor allem in Branchen, in denen der Fachkräftemangel alltäglich ist, sind Angestellte in der Position, Ihren Arbeitgeber frei wählen zu können. Diejenigen, die Wert auf oben genannte Angebote legen, werden also nicht bei Firmen bleiben, denen Flexibilität ein Dorn im Auge ist. Sie sollten also bereit für den Wandel sein. Allerdings ist es genauso wichtig, die Dinge nicht zu überstürzen, sondern Prozesse nach und nach sinnvoll umzugestalten, statt sich in die Fluten des Wandels zu stürzen und hinterher mehr Chaos anzurichten, als notwendig war.
