Team Content Creation, 10. Juli 2023
Auf den ersten Blick scheinen Fehlzeiten und Verspätungen von Mitarbeitenden keine grosse Sache zu sein. Schliesslich gibt es immer wieder Notfälle. Schichten werden umdisponiert, und es kann ein gutes Gefühl sein, wenn Ihr Team zusammenkommt und für einen kranken Kollegen einspringt. Was aber, wenn aus «ab und zu» mindestens einmal im Monat oder sogar einmal in der Woche wird? Was wäre, wenn Fehlzeit nicht mehr nur ab und zu vorkommt, sondern zu einem Verhaltensmuster wird?
Lesen Sie hier weiter, um zu erfahren, wie Sie mit Fehlzeiten von Arbeitnehmenden umgehen – und es in Zukunft vermeiden.
Wie man mit Fehlzeiten am Arbeitsplatz umgeht
In der Schweiz können Unternehmen erst ab drei Tagen ein Krankheitszeugnis verlangen. Wie oft Arbeitnehmende nur einen Tag fehlen dürfen, ist allerdings nicht geregelt. Deshalb kann es schwierig sein, gegen Fehlzeiten von Mitarbeitenden vorzugehen – besonders wenn sie zur Gewohnheit geworden sind oder von Ihrem Team akzeptiert werden.
Doch anstatt zuzusehen, wie sich die Kosten für unerwartete Abwesenheiten summieren, sollten Sie diese sechs Schritte ausprobieren, um die Fehlzeiten von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu reduzieren und sie im Idealfall gar komplett zu vermeiden:
1. Erstellen Sie eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeitende
Der erste Schritt, um zu lernen, wie man mit den Fehlzeiten von Mitarbeitenden umgeht? Erstellen Sie eine offizielle Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeitende. Die Anwesenheit am Arbeitsplatz sollte ganz einfach sein: Erscheinen Sie pünktlich zum vereinbarten Termin. In der Praxis kann es jedoch kompliziert werden, herauszufinden, wie die Abwesenheit von Mitarbeitenden zu erfassen, zu dokumentieren und zu beheben ist. Was ist, wenn Mitarbeitende 45 Minuten zu spät kommen, aber trotzdem erscheinen? Was ist, wenn der Mitarbeitende ein krankes Kind oder einen anderen Notfall hat? Was ist, wenn er überhaupt nicht zur Arbeit erscheint?
Es spielt keine Rolle, ob Ihr Unternehmen keine offizielle Personalabteilung hat oder ob Sie fünf oder fünfzig Mitarbeitende beschäftigen. Eine offizielle Anwesenheitsregelung macht allen Teammitgliedern die Erwartungen an das Arbeitsverhalten und an disziplinarische Massnahmen deutlich. Nehmen Sie sich also etwas Zeit, um eine Richtlinie aufzustellen, die sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeitenden fair ist. Berücksichtigen Sie verschiedene Anwesenheitsprobleme wie planmässige Abwesenheit, ausserplanmässige Abwesenheit und Unpünktlichkeit, und legen Sie dann die erforderlichen Disziplinarmassnahmen und die nächsten Schritte für jedes Problem fest. Das muss nicht kompliziert sein. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, eine Richtlinie zu erstellen, die Subjektivität ausschliesst und in klarer, eindeutiger Sprache definiert, was jede Art von Fehlzeit bedeutet.
Sobald Sie fertig sind, sollten Sie Ihre brandneue Anwesenheitsrichtlinie nicht einfach in einen Ordner im Regal stecken oder im Kleingedruckten eines Mitarbeitendenhandbuchs verstecken. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden, auch neu eingestellte, die Möglichkeit haben, sie einzusehen, und dass sie über die Änderungen informiert sind. Betonen Sie die Bedeutung der Anwesenheit als gemeinsame Verantwortung und dass alle ihren Teil der Abmachung einhalten müssen Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden eine Verzichtserklärung unterschreiben, in der sie bestätigen, dass sie die Richtlinie gelesen haben und damit einverstanden sind, unter den neuen Anwesenheitsanforderungen zu arbeiten. Für Ihre Unterlagen ist es eine gute Idee, dies schriftlich zu bestätigen, falls es später zu disziplinarischen Problemen kommen sollte. Apropos disziplinarische Probleme…
2. Ziehen Sie Ihre Anwesenheitspolitik konsequent durch
Eine Gewohnheit entsteht nicht über Nacht. Ein Muster von Fehlzeiten entwickelt sich im Laufe der Zeit und kann bereits als akzeptiertes Verhalten angesehen werden, wenn das Problem auf Ihrem Schreibtisch landet. Um zu lernen, wie man mit Fehlzeiten am Arbeitsplatz umgeht, müssen Sie Ihre Anwesenheitsregeln konsequent durchsetzen, und zwar jedes Mal aufs Neue.
Das heisst aber nicht, dass Sie Ihren Mitarbeitenden kein Mitgefühl entgegenbringen oder keinen Spielraum für Notfälle haben dürfen. Bauen Sie stattdessen proaktiv solche Situationen in Ihre Richtlinien ein. Sorgen Sie für eine gewisse Eskalation bei ungeplanten Abwesenheiten. Eine Abwesenheit mag akzeptabel sein, aber zwei Abwesenheiten können eine formelle Überprüfung nach sich ziehen. Aber denken Sie daran: Eine ungeplante Abwesenheit ist etwas ganz anderes als ein «Nichterscheinen».
Eine SMS mit der Ankündigung, dass er sich verspäten wird oder eine Krankmeldung geben Ihnen zumindest die Information, dass ein Mitarbeitender nicht wie geplant zur Arbeit erscheinen wird. So haben Sie möglicherweise Zeit, einen Ersatz zu finden oder sich auf eine unterbesetzte Schicht vorzubereiten. Ein Nichterscheinen kann dazu führen, dass Sie sich fragen, wo der Betreffende ist, was passiert ist, und Ihr gesamtes Team im Regen stehen lassen. Erstellen Sie einen Aktionsplan für beide Fälle und wenden Sie ihn auf alle Mitarbeitenden an – auch auf Vorgesetzte und Führungskräfte.
3. Behalten Sie den Überblick über die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden
Wenn es um die Anwesenheit von Mitarbeitenden geht, ist es wichtig, vollständige Aufzeichnungen zu führen. Wie Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeitenden erfassen, hängt davon ab, was für Sie und die Schichtleitenden oder Vorgesetzten, die die Anwesenheitsrichtlinien durchsetzen sollen, am besten funktioniert. Eine einfache Möglichkeit, die Zeit Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen, ist eine Zeiterfassungs-App, die sofort nützliche Benachrichtigungen über das Ein- und Ausstempeln liefert.
Jedes Mal, wenn eine Abwesenheit auftritt, notieren Sie diese entweder in Ihrem Zeiterfassungssystem für Mitarbeitende oder in einem Mitarbeitendenleistungstool. Oder überlegen Sie, ob Sie nicht eine eigenständige Tabelle nur für die Verfolgung von Anwesenheitsproblemen erstellen sollten. Ohne eine Strategie für die Dokumentation der Fehlzeiten von Mitarbeitenden am Arbeitsplatz kann es schwierig sein, die Anwesenheit von Mitarbeitenden zu verfolgen und zu erkennen, wenn einmalige, ungeplante Abwesenheiten zu einem Muster werden.
4. Sprechen Sie unvorhergesehene Abwesenheiten und Nichterscheinen sofort an
Abwesenheiten kommen vor. Wenn sich ein Mitarbeitender jedoch krankmeldet oder nicht zu seiner Schicht erscheint, sprechen Sie die Situation direkt an. Lassen Sie nicht zu viel Zeit (oder gar eine weitere Abwesenheit) dazwischen vergehen. Sobald der Mitarbeitende wieder zur Arbeit erscheint, setzen Sie sich mit ihm zusammen und besprechen Sie, was passiert ist, warum es passiert ist und was von ihm in Zukunft erwartet wird. Vergewissern Sie sich, dass der Mitarbeitende weiss, ob seine Abwesenheit eine Disziplinarmassnahme oder einen Leistungsplan ausgelöst hat.
5. Behandeln Sie nicht nur die Symptome, sondern ermitteln Sie die Ursache
Wenn Ihnen ein Muster in der Anwesenheit eines Mitarbeitenden auffällt, sprechen Sie es an. Fragen Sie sie direkt, warum ihre Abwesenheit auf bestimmte Tage fällt, und verwenden Sie Ihre Dokumentation als Beweis. Weisen Sie auf bestimmte Zeiten und Daten hin und beobachten Sie, wie die Mitarbeitenden darauf reagieren.
Vielleicht finden Sie heraus, dass es andere Gründe außerhalb der Arbeit gibt, die die Anwesenheit Ihres Mitarbeitenden beeinflussen und zu übermässigen Fehlzeiten führen. Vielleicht haben sich die Betreuungszeiten in der Kindertagesstätte geändert, sodass es schwierig ist, an bestimmten Wochentagen einen Babysitter zu finden. Vielleicht haben sie mit Abendkursen begonnen und haben Schwierigkeiten, morgens pünktlich zu erscheinen. Letztendlich liegt es vielleicht gar nicht am Mitarbeitenden, sondern an seinem Zeitplan.
Wenn Ihre Mitarbeitenden triftige Gründe für übermässige Fehlzeiten haben und ihre Leistung ansonsten gut ist, sollten Sie gemeinsam einen Weg finden, die Dinge zu korrigieren. Erstellen Sie einen Plan zur Leistungsverbesserung, aktualisieren Sie die Formulare für die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden und passen Sie die Zeitpläne bei Bedarf an. Setzen Sie sich Ziele für die nächsten 30 Tage, darunter keine weiteren Fehzeiten oder Unpünktlichkeit. Wenn sie aber nur deshalb nicht zur Arbeit kommen, um ihr Wochenende früher zu beginnen, ist es Zeit für harte Entscheidungen.
Der Schlüssel dazu ist, die Dinge nicht zu weit gehen zu lassen. Es ist zu hoffen, dass Ihre neue Anwesenheitsrichtlinie Probleme mit der Anwesenheit von Mitarbeitenden gleich zu Beginn erkennt und korrigiert. Eine offene Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden kann auch dazu beitragen, dass sie sich wohlfühlen, wenn sie Probleme mit ihren Arbeitsplänen ansprechen, die zu Abwesenheiten führen könnten.
6. Vergessen Sie nicht, gutes Verhalten zu belohnen
Erinnern Sie sich daran, welche Ihrer Mitarbeitenden im letzten Monat gefehlt haben, zu spät gekommen sind oder sich krankgemeldet haben. Denken Sie jetzt an diejenigen, die nicht gefehlt haben. War es schwieriger? Leichter? Wer ist mehr aufgefallen?
Am Arbeitsplatz wird eine Fehlzeit oft stärker empfunden als die Anwesenheit, und das aus gutem Grund. Wenn jemand nicht erscheint, um seine Arbeit zu erledigen, belastet es das gesamte Team. Aber was ist mit den Mitarbeitenden, die jeden Tag pünktlich erscheinen und im Hintergrund dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft?
Die Anerkennung von Mitarbeitenden für gute Anwesenheit und Leistung kann eine der kostengünstigsten Strategien mit der grössten Wirkung für Ihr Unternehmen sein. Sie sollten sich zwar darauf konzentrieren, Mitarbeitende mit schlechten Leistungen auszusortieren, aber Sie wollen dabei nicht die grossartigen Mitarbeitenden verlieren, die Sie haben. Finden Sie einen Weg, um gute Anwesenheit regelmässig zu erwähnen und zu belohnen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen Anreiz, sich im nächsten Monat in die Liste einzutragen, indem Sie ihnen Belohnungen anbieten, die sie nicht missen möchten, z. B. einen zusätzlichen freien Tag oder die Möglichkeit, ihren Zeitplan für eine Woche selbst zu bestimmen.
Fazit: Veränderung geschieht nicht von einem Tag auf den anderen
In 2021 lag die Abwesenheitsquote der Schweizer Arbeitskräfte bei 5,6 %. Das sind schonmal gute Neuigkeiten, denn diese Zahl ist relativ gering. Trotzdem ist es wichtig, dass Sie sich auf Fehlzeiten einstellen und richtig mit diesen umgehen.
Bedenken Sie aber:
Es gibt keine Lösung von heute auf morgen, wenn es darum geht, die Fehlzeiten von Mitarbeitern zu beheben. Sie werden wahrscheinlich immer noch Anrufe wegen einer überraschenden «Lebensmittelvergiftung» oder der immer wiederkehrenden Freitagsgrippe erhalten.
Aber wenn Sie eine faire Anwesenheitsregelung für Ihre Mitarbeitenden einführen, die Anwesenheitsmuster dokumentieren und nachverfolgen, Fehlzeiten ansprechen, wenn sie auftreten, einen Aktionsplan für übermässige Abwesenheit haben und daran denken, gute Anwesenheit genauso oft anerkennen wie schlechte, werden ungeplante Fehlzeiten allmählich die Ausnahme und nicht mehr die Regel sein. Sie können vielleicht nicht jedes Abwesenheitsszenario lösen, aber Sie werden in der Lage sein, neue Erwartungen an Ihr Team zu stellen und eine Strategie für künftige Fehlzeiten von Mitarbeitenden zu haben.