Wenn wir an das Thema Zeiterfassung denken, fallen uns Begriffe wie Saldi, Ferien, Gleitzeit und Anstellungsgrad ein. Als zeit ag beschäftigen wir uns regelmässig mit Fragen wie: Wie gross ist der Restferien-Saldo eines Mitarbeitenden, der im August 2018 eingetreten ist und im September 2019 dann sein Pensum von 70 % auf 80 % erhöht hat, länger als zwei Monate krank war und nun per Ende Jahr das Unternehmen verlässt? Auf der einen Seite ist es toll, wenn wir als zeit ag solche Fragen so präzise beantworten können.
Auf der anderen Seite wurmt es mich, dass wir keine Antworten geben können auf Fragen wie beispielsweise: Wie hat der Mitarbeitende seinen Arbeitstag erlebt? Wie zufrieden war er mit seinem Ergebnis? Wie gut war die Qualität seiner Arbeit? Wie effizient hat er gearbeitet oder arbeiten können? Dies sind unglaublich komplexe Themenfelder die wir in Zukunft vermehrt erforschen und aufdecken möchten.
Bei der Zeiterfassung soll es um mehr als nur die quantitative Arbeitszeit gehen – auch die Zufriedenheit, Produktivität und Qualität der Arbeit sind von elementarer Bedeutung. Als Spezialistin für Zeiterfassung haben wir natürlich eine besondere Sichtweise auf dieses Thema und sind gerade deshalb besonders gefordert, in Zukunft vermehrt Antworten auf solche Fragen geben zu können.
Aus diesem Grund haben wir das «timelab» ins Leben gerufen, um mittels Experimenten verschiedene innovative Methoden zum Thema Zeitmanagement selbst zu testen. «timelab» ist natürlich kein reales Labor, sondern ein fiktives Experimentierfeld für solche Themen und somit wichtiger Treiber für Innovationen. Unter anderem haben wir bereits an einer Studie zum Thema «Störungen» teilgenommen. Aus unserer Sicht ist dies eines der wichtigsten Entwicklungsfelder, wenn es um die Produktivität geht. Warum das so ist, zeigen folgende Fakten.
Haben Sie gewusst, dass wir im Schnitt unsere Smartphones 52 Mal täglich prüfen? Gemäss Harvard Business Review sind es sogar 150 Mal pro Tag. Gehören Sie zu den Personen, die Ihr Smartphone in den ersten 5 Minuten nach dem Aufstehen checken? Studien zeigen, dass Sie damit nicht allein sind: 40% geben an, dies auch zu tun.
Durchschnittlich benötigen wir 2.2 Sekunden, um eine Textnachricht auf unserem Handy (SMS, WhatsApp, Alarm, Benachrichtigung etc.) zu lesen. Diese Störungen können gemäss Harvard Business Review selbst bei einfachen Tasks die Fehlerhäufigkeit verdoppeln. Und noch schlimmer: Im Schnitt brauchen Arbeitnehmende 11 Minuten, um sich wieder konzentriert ihrer Arbeit zuzuwenden.
Gemäss Studien aus dem Jahr 2002 werden Mitarbeitende zudem ca. 60 Mal während eines 8-Stundentages unterbrochen (1 Unterbrechung alle 8 Minuten). Wenn im Schnitt eine Unterbrechung 5 Minuten dauert, dann sind wir bei 5 von 8 Stunden, die wir mit Tasks verbringen, die höchstwahrscheinlich nicht auf unserer To-Do-Liste standen.
Wichtig scheint es, sich bewusst zu sein, dass die Arten von Störungen sehr mannigfaltig sind. Es können auch Störungen im sozialen Bereich sein, die im Zusammenhang mit den Arbeitskollegen oder den Vorgesetzten stehen. Es können aber genauso gut Störungen sein, die sich rund um den Arbeitsplatz und die Ergonomie drehen. Oder ganz menschliche Bedürfnisse wie Hunger und Durst. Es gibt daher ein riesiges Themenfeld zu entdecken.
Ich wollte wissen, was es mit diesen Fakten wirklich auf sich hat. Im Experiment «Stress» haben wir an einer Studie der Universität Zürich teilgenommen und den Einfluss der Arbeitsunterbrechungen auf die Arbeitsqualität, Motivation und Produktivität der Mitarbeitenden untersucht. Mithilfe biometrischer Sensoren und einer Tätigkeitsanalyse liessen wir den Stress im Körper während der Arbeit messen – über die Ergebnisse waren wir mehr als erstaunt. Hier geht’s zum Artikel. Gerne möchte ich aber hier direkt auf unsere Erkenntnisse aus der Studie eingehen.
Folgende Methoden haben uns geholfen, Störungen zu vermeiden und fokussierter zu arbeiten:
Aus meiner Sicht ist es enorm wichtig, regelmässig «Outside-the-box» zu denken und Neues auszuprobieren. Im Folgenden finden Sie weitere spannende Ansätze von Produktivitäts-Techniken, die ich gerne einmal ausprobieren würde.
Warren Buffets 5/25 Strategie
Führen Sie eine Not-To-Do-Liste
Welche Erfahrungen haben Sie mit Zeitmanagement gemacht? Welche Methoden und Strategien helfen Ihnen am besten, um effizient arbeiten zu können? Ich freue mich auf Ihr Feedback.