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Nasce una nuova soluzione

Thomas Weber

Thomas Weber 8. settembre 2018

Il futuro digitale parte dal cloud!

Al momento ci sono solo poche soluzioni di gestione del tempo basate sul web e scalabili che crescono insieme alle esigenze delle aziende. Ed è proprio da qui che parte zeit ag.

Una soluzione moderna e basata sul web per aziende di tutte le dimensioni

Quello che ci manca oggi è una soluzione cloud innovativa aggiornata a livello tecnologico. Per questo da marzo 2018 lavoriamo a una nuova soluzione che i nostri clienti, grazie a un approccio «software as a service», possono integrare nella loro infrastruttura IT senza che sia necessaria una complessa installazione. zeit ag garantisce anche la sicurezza e la protezione dei dati. Così i processi diventano più semplici e comprensibili.

Le esigenze aziendali e di legge vengono soddisfatte

La complessità della registrazione degli orari, sulla base delle esigenze individuali delle aziende, delle leggi vigenti, delle disposizioni e dei contratti collettivi di lavoro, è oggetto di elaborazione in background e resta altamente scalabile. L’interfaccia utente, visibile a collaboratori e superiori, rimane chiara e facile da usare. Il know-how accumulato in più di 20 anni da zeit ag arricchisce ulteriormente la nuova soluzione.

Nuove sinergie grazie alle partnership

Grazie alla stretta collaborazione con la ditta PEAX AG di Lucerna nascono sinergie tutte nuove. Così in futuro, all’occorrenza, sarà possibile archiviare in un portale in formato elettronico documenti come certificati medici e contratti di lavoro, proteggerli con relative autorizzazioni e anche avviare il payroll direttamente dalla registrazione degli orari.

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I principali traguardi intermedi lungo il nostro viaggio

Grazie all’agilità del modo di lavorare, il nostro team addetto allo sviluppo è in grado di mettere a disposizione di gruppi target specifici la nuova soluzione in singole fasi parziali.

1. Registrazione di orari e prestazioni per PMI

Ad aprile 2019 raggiungeremo il nostro primo grande traguardo, perché avremo sviluppato una soluzione cloud con una moderna interfaccia web, finalizzata in modo specifico alle esigenze delle piccole e medie imprese. Oltre alla registrazione intuitiva degli orari e delle prestazioni, il software permetterà di rappresentare ruoli, autorizzazioni e contratti collettivi di lavoro. Il nostro gruppo target beneficerà della trasparenza dei costi e di un efficiente workflow per le assenze..

2. Registrazione di orari e prestazioni per grandi aziende

Già a ottobre 2019 la soluzione avrà raggiunto un livello di sviluppo con cui potranno essere rappresentate complesse strutture organizzative e richieste di assenza in più fasi. Con questo step, quindi, potranno essere servite, in modo integrale, anche le grandi aziende di diversi settori.

3. Terminali funzionanti sul web

Entro il mese di aprile 2020 verrà garantito il collegamento di terminali moderni e compatibili con il web. Inoltre sarà possibile allegare alle registrazioni dei documenti – ad esempio un certificato medico.

4. App mobile e piani d’impiego semplici

A ottobre 2020 una nuova app mobile permetterà di registrare orari e prestazioni indipendentemente dalla sede. Ciò rappresenta un grande vantaggio in particolare per le aziende con numerosi collaboratori del servizio esterno o che hanno modelli con postazioni di lavoro mobili (home office ecc.).

5. Integrazione Outlook e fatturazione

Ad aprile 2021 sarà disponibile una pratica sincronizzazione delle assenze e degli appuntamenti con Outlook. Di conseguenza, le faticose doppie registrazioni apparterranno al passato. Grazie a grafici molto comprensibili verrà ottimizzata la pianificazione dei progetti. Inoltre sarà possibile allestire fatture per il conteggio delle prestazioni.

6. Completezza in termini di piani d’impiego e skills management

L’apice seguirà a ottobre 2021 con un piano d’impiego completo del personale che permetterà di avviare una gestione delle competenze mirata e di utilizzare i collaboratori a seconda delle loro capacità e dei loro talenti. Il piano d’impiego verrà inoltre ottimizzato per gli obblighi di legge per la pianificazione «7×24». Un aspetto molto positivo per le aziende attive nel commercio al dettaglio, nella gastronomia e nel trasporto.

 

Come nasce la nuova soluzione e quali sono i fattori di successo?

1. Step: team specializzato addetto allo sviluppo

Per consentire un ulteriore sviluppo rapido e mirato della nuova soluzione, un team addetto allo sviluppo di zeit ag è stato trasferito nella sede della nostra azienda partner PEAX. Il team è composto da tre collaboratori del settore Sviluppo e da un Product Owner, che risponde per l’ulteriore sviluppo del prodotto. A Lucerna questo team lavora, ai margini dell’attività ordinaria, alla nuova soluzione di gestione degli orari. Nei prossimi mesi il team verrà gradualmente potenziato e rafforzato. Gli obiettivi sono quindi ambiziosi. Il calendario delle scadenze prevede che la prima versione sarà disponibile nella primavera del 2019.

2. Step: organizzazione efficiente

Il team addetto allo sviluppo ha deciso abbastanza velocemente di usare il collaudato metodo scrum. Il tempo dedicato alla realizzazione viene ripartito in «sprint». Ogni sprint dura 14 giorni – alla fine di uno sprint vengono presentati i risultati e si dà subito inizio allo sprint successivo. Grazie all’elevato ritmo di lavoro, i committenti hanno la possibilità di intervenire in qualsiasi momento, di influenzare le priorità o effettuare modifiche al volume del progetto, il cosiddetto «scope».

3. Fattore di successo: user story

Sono state create circa 115 user story; ognuna deve apportare un valore aggiunto concreto alla soluzione. Una user story formula, dal punto di vista dell’utente finale, un’intenzione, inoltre vengono definiti criteri di accettazione concreti e misurabili per la funzionalità del software. Qui un esempio concreto: in qualità di utenti di un sistema di registrazione degli orari volete poter registrare i vostri orari di lavoro, ma anche le spese e le assenze. La prima user story, creata al riguardo, si presenta come segue:


 

As Martin, administrator, I would like to choose the corresponding activity type, so I can differenciate between expenses, absences and work time.

Available activity types should be:
Type 1: work time
Type 2: expense
Type 3: absence

Acceptance criteria:
AC1: The activity type can be chosen.
AC2: Initially activity type is set to «work time».

Conception: https://peaxch.atlassian.net/samplestory Further relevant for the following personas: Monica, Head of Human Resources / Roger, CEO / Sebastian, Head of department


Per ogni user story viene stimato il tempo necessario. Sulla base di questi dati il Product Owner può assegnare priorità alle varie storie e concentrarle nei cosiddetti sprint.

4. Fattore di successo: collaborazione con il cliente

In futuro coinvolgeremo nel processo di sviluppo anche i nostri clienti. Ci fa molto piacere poter aggiornare i nostri clienti sullo stadio dello sviluppo, scambiarci reciprocamente informazioni sulle funzioni in programma e ricevere i loro feedback. Nessuno conosce le esigenze e le sfide che i responsabili del personale dovranno superare meglio di coloro che si trovano ad affrontarle ogni giorno. In qualità di team addetto allo sviluppo ci sentiamo privilegiati di poter essere, insieme ai nostri clienti, parte di questa nuova soluzione. Impieghiamo quotidianamente tutte le nostre energie e la nostra esperienza non solo per dar vita a una soluzione diversa, ma per realizzare la migliore soluzione possibile per la registrazione degli orari e delle prestazioni.