Foire aux questions

L’employeur est tenu de conserver les enregistrements du temps de travail pendant cinq ans (art. 73 al. 2 OLT 1). Pour chaque collaborateur, il doit être possible d’établir clairement quand il a travaillé, été en pause et achevé son travail. Sur la base de ces indications, il peut être procédé à un contrôle afin de déterminer si les dispositions relatives au temps de travail et de pause de la loi sur le travail sont bien respectées.

Il existe plusieurs possibilités pour cette méthode de saisie. Il est possible d’utiliser un terminal, avec lequel le collaborateur saisit son temps de travail avec un badge ou son empreinte digitale. Il est également possible de saisir les temps via une application pour smartphone, qui permet au collaborateur de saisir ses temps facilement, même en déplacement. La dernière option réside dans une solution Web, à laquelle le collaborateur se connecte à partir d’un navigateur et où il saisit son temps de travail, ses absences et ses projets. La solution Web et l’application sont avantageuses dans la mesure où elles sont accessibles à tout moment, partout et donc même en cas de télétravail.

Les systèmes de saisie des temps sont classés dans les catégories suivantes:

• Système classique de saisie des temps avec un badge
• Saisie biométrique (empreinte digitale p. ex.)
• Saisie mobile via une application (app) pour smartphone
• Saisie en ligne du temps de travail sur un ordinateur

Un badge permet aux collaborateurs une saisie rapide et simple des temps de travail sur un terminal. Une fois la saisie effectuée, les données sont accessibles directement dans le logiciel. Il est possible d’enregistrer le début et la fin du travail sur plusieurs terminaux. Par ailleurs, les badges peuvent être associés à un système de contrôle des accès.

Si les collaborateurs sont souvent hors de l’entreprise, ont des rendez-vous avec des clients ou sont en télétravail, ils peuvent saisir leur temps de travail à l’aide d’une application (app) pour smartphone, à tout moment et partout. Les temps de travail sont transmis directement vers le logiciel. Il n’y a donc aucun risque de doublon provoqué par une transmission manuelle des temps de travail.

La saisie des temps de travail est une obligation légale. Elle permet de s’assurer du respect des prescriptions concernant le temps de travail maximum, le travail de jour et le cas échéant le travail de nuit, etc. La solution la plus simple réside dans un système électronique de saisie des temps.

Les temps de travail enregistrés et les données relatives aux projets sont directement disponibles grâce au site web time recording time.pro. Vous pouvez télécharger les données des rapports dans une exportation. Les données sont accessibles de partout et à tout moment.

Les modèles Excel permettent de saisir gratuitement les temps de travail. Cependant, un logiciel de saisie des temps permet une baisse considérable des coûts administratifs. Avec un logiciel de saisie des temps, il est possible de reprendre les données directement dans les systèmes existants. Les projets peuvent ainsi être enregistrés et imputés directement.