zeiterfassung header

une nouvelle solution voit le jour

Thomas Weber

Thomas Weber 8. septembre 2018

L'avenir digital est dans le cloud!

Il n'existe actuellement que peu de solutions de saisie des temps basées sur le web et qui évoluent avec les besoins des entreprises. C'est exactement à ce niveau que zeit ag intervient.

Une solution moderne, basée sur le web pour les entreprises de toutes tailles

Ce qui nous manque actuellement, c'est une solution cloud innovante, et technologiquement au point. C'est pourquoi nous travaillons depuis mars 2018 sur une nouvelle solution que nos clients pourront intégrer sans installation pénible dans leurs infrastructures IT selon le modèle «Software as a Service». zeit ag se charge également de la sécurité et de la protection des données. Ainsi, les processus sont plus clairs et plus simples.

Les exigences légales et celles des entreprises sont respectées

La complexité de la saisie des temps, due aux demandes individuelles des entreprises, aux lois, directives et conventions collectives actuelles, est représentée en arrière-plan et est extrêmement évolutive. L'interface utilisateur visible par les collaborateurs et les supérieurs reste claire et simple à utiliser. Le savoir-faire de plus de 20 ans de zeit ag enrichit la nouvelle solution.

De nouvelles synergies grâce aux partenariats

La collaboration étroite avec l'entreprise PEAX AG à Lucerne crée de toutes nouvelles synergies. Ainsi, il sera possible à l'avenir d'archiver, si nécessaire, des documents électroniques comme les certificats médicaux et les contrats de travail sur une solution de portail, de les protéger avec des droits d'accès correspondants et aussi de lancer le paiement des salaires directement depuis la saisie des temps.

  • zeiterfassung inhalt

Les objectifs intermédiaires les plus importants

Notre méthode de travail agile permet à l'équipe de développement de mettre à disposition de groupes cibles spécifiques notre nouvelle solution en différentes étapes.

1. Saisie des temps et performances pour les PME

En avril 2019, nous atteindrons notre premier jalon important: nous aurons développé une solution cloud avec une interface web moderne, spécifiquement adaptée aux besoins des petites et moyennes entreprises. En plus de la saisie intuitive des temps et performances, le logiciel permet de représenter les rôles, autorisations et conventions collectives. Notre groupe cible bénéficie de la transparence des coûts ainsi que d'un workflow efficace pour les absences.

2. Saisie des temps et performances pour les grandes entreprises

Dès octobre 2019, la solution sera suffisamment développée pour représenter des structures organisationnelles complexes et des demandes d'absences sur plusieurs niveaux. Cette étape signifiera que les besoins des grandes entreprises actives au sein de différentes branches pourront être couverts.

3. Terminaux compatibles avec le web

D'ici avril 2020, la connexion de terminaux modernes et compatibles avec le web sera garantie. Par ailleurs, il sera possible de joindre aux écritures des documents tels que des certificats médicaux.

4. Application mobile et planification simple des opérations

A partir d'octobre 2020, une nouvelle application mobile permettra de saisir les temps et performances depuis n'importe quel lieu. Cette fonctionnalité est un très gros avantage notamment pour les entreprises avec beaucoup de collaborateurs au service externe ou qui ont mis en place des modèles de postes de travail mobiles (télétravail, etc.).

5. Intégration Outlook et facturation

En avril 2021, une synchronisation pratique des absences et rendezvous avec Outlook sera disponible. Les doubles saisies fastidieuses appartiendront ainsi au passé. Des graphiques clairs optimiseront la planification des projets. En outre, il sera possible de créer des documents de facturation des prestations.

6. Planification complète des opérations et gestion des compétences

La touche finale sera apportée en octobre 2021 avec une planification complète des missions du personnel, permettant une gestion ciblée des compétences et une attribution des interventions en fonction des compétences et talents des collaborateurs. En outre, la planification des opérations sera optimisée de façon à répondre aux exigences légales de la planification «7×24». Cela devrait intéresser les entreprises dans les domaines du commerce de détail, de l'hôtellerie- restauration et des transports.

Comment la nouvelle solution est-elle mise en place et quels facteurs contribuent au succès?

1. Étape: Une équipe de développement spécialisée

Pour que le développement de la nouvelle solution puisse progresser rapidement et efficacement, une équipe de développement de zeit ag a été déplacée sur le site de l'entreprise partenaire PEAX. L'équipe est composée de trois collaborateurs du département Développement et d'un Product Owner qui est responsable de la poursuite du développement du produit. À Lucerne, ils travaillent sur la nouvelle solution de saisie des temps, sans se soucier des tâches quotidiennes. Au cours des prochains mois, cette équipe recevra des renforts. Les objectifs sont en effet ambitieux. Le calendrier prévoit qu'une première version soit disponible au printemps 2019.

2. Étape: Une organisation efficace

L'équipe de développement a plutôt rapidement décidé de suivre la méthode Scrum qui a fait ses preuves. La phase de développement est divisée en sprints. Chaque sprint dure 14 jours; à la fin d'un sprint, l'équipe présente ses résultats concrets et le prochain sprint commence. Avec cette cadence élevée, les clients peuvent à tout moment intervenir, modifier les priorités ou ajuster l'étendue du projet (le scope).

3. Facteurs de réussite: Les récits des utilisateurs

Environ 115 récits des utilisateurs, appelés aussi «user stories», ont été rédigés, chacun d'entre eux doit apporter une valeur ajoutée concrète à la solution. Un récit utilisateur est rédigé du point de vue de l'utilisateur final et illustre une intention. De plus, des critères d'acceptation concrets et mesurables sont fixés pour la fonctionnalité du logiciel. Voici un exemple concret: en tant qu'utilisateur d'une solution de saisie des temps, vous souhaitez pouvoir saisir vos temps de travail, mais aussi vos frais et vos jours de repos. Le premier récit utilisateur créé à ces fins est le suivant:


 

As Martin, administrator, I would like to choose the corresponding activity type, so I can differenciate between expenses, absences and work time.

Available activity types should be:
Type 1: work time
Type 2: expense
Type 3: absence

Acceptance criteria:
AC1: The activity type can be chosen.
AC2: Initially activity type is set to «work time».

Conception: https://peaxch.atlassian.net/samplestory Further relevant for the following personas: Monica, Head of Human Resources / Roger, CEO / Sebastian, Head of department


Le temps pour chaque récit utilisateur est estimé. À partir de ces informations, le Product Owner est capable de prioriser les récits et de les associer aux sprints.

4. Facteurs de réussite: La collaboration avec le client

À l'avenir, nous impliquerons aussi nos clients dans le processus de développement. Nous sommes ravis d'informer nos clients de l'avancement actuel du développement, d'échanger avec eux au sujet des fonctionnalités prévues et de recevoir leur feedback. Personne ne connaît mieux les besoins et défis que les responsables RH rencontreront à l'avenir que les personnes travaillant chaque jour dans ce domaine. En tant qu'équipe de développement, nous considérons que c'est un privilège de pouvoir parvenir avec nos clients à de nouvelles solutions. Chaque jour, nous mettons toute notre énergie et notre expérience pour créer, non pas une quelconque solution supplémentaire, mais la meilleure solution pour la saisie des temps et performances.