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Eine neue Lösung entsteht

Thomas Weber

Thomas Weber 8. September 2018

Die digitale Zukunft kommt aus der Cloud!

Zurzeit gibt es nur wenige webbasierte und skalierbare Zeitlösungen, die mit den Bedürfnissen der Unternehmen mitwachsen. Genau hier setzt die zeit ag den Hebel an.

Eine webbasierte, moderne Lösung für alle Unternehmensgrössen

Was uns heute fehlt, ist eine innovative Cloudlösung auf einem technologisch aktuellen Stand. Deshalb arbeiten wir seit März 2018 an einer neuen Lösung, die unsere Kunden dank dem «Software as a Service»- Ansatz ohne aufwendige Installation in ihre IT-Infrastruktur integrieren können. Datensicherheit und Datenschutz werden ebenfalls durch die zeit ag gewährleistet. So werden die Prozesse einfacher und übersichtlicher.

Unternehmerische und gesetzliche Anforderungen werden erfüllt

Die Komplexität der Zeiterfassung, basierend auf den individuellen Anforderungen der Unternehmen, aktuellen Gesetzen, Verordnungen und Gesamtarbeitsverträgen, wird im Hintergrund abgebildet und ist hoch skalierbar. Die Benutzeroberfläche, die für Mitarbeitende und Vorgesetzte ersichtlich ist, bleibt übersichtlich und einfach bedienbar. Das über 20-jährige Know-how der zeit ag bereichert die neue Lösung zusätzlich.

Neue Synergien dank Partnerschaften

Durch die enge Zusammenarbeit mit der Firma PEAX AG in Luzern entstehen ganz neue Synergien. So wird es in Zukunft möglich sein, bei Bedarf elektronische Dokumente wie Arztzeugnisse und Arbeitsverträge in einer Portallösung abzulegen, diese über entsprechende Berechtigungen zu schützen und auch die Payroll direkt aus der Zeiterfassung heraus zu starten.

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Die wichtigsten Zwischenziele auf unserer Reise

Dank der agilen Arbeitsweise kann unser Entwicklungsteam die neue Lösung in einzelnen Teilschritten spezifischen Zielgruppen bereitstellen.

1. Zeit- und Leistungserfassung für KMU

Im April 2019 werden wir unseren ersten grossen Meilenstein erreichen und eine Cloudlösung mit moderner Weboberfläche entwickelt haben, die spezifisch auf die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen ausgerichtet ist. Neben der intuitiven Zeit- und Leistungserfassung erlaubt die Software eine Abbildung von Rollen, Berechtigungen sowie Gesamtarbeitsverträgen. Unsere Zielgruppe profitiert von Kostentransparenz sowie einem effizienten Absenz-Workflow.

2. Zeit- und Leistungserfassung für Grossunternehmen

Bereits im Oktober 2019 wird die Lösung so weit entwickelt sein, dass komplexe Organisationsstrukturen und mehrstufige Absenzanträge abgebildet werden können. Mit diesem Schritt können also auch Grossunternehmen aus verschiedenen Branchen vollumfänglich bedient werden.

3. Webfähige Terminals

Bis im April 2020 wird die Anbindung moderner und webfähiger Terminals garantiert. Zudem wird es möglich sein, Dokumente – beispielsweise ein Arztzeugnis – an die Buchungen anzuhängen.

4. Mobile App und einfache Einsatzplanung

Im Oktober 2020 ermöglicht eine neue Mobile App eine standortunabhängige Zeit- und Leistungserfassung. Das ist besonders für Unternehmen mit zahlreichen Aussendienstmitarbeitenden oder mobilen Arbeitsplatzmodellen (Homeoffice etc.) ein grosser Vorteil.

5. Outlook-Integration und Fakturierung

Im April 2021 wird eine praktische Synchronisation der Absenzen und Termine mit Outlook verfügbar sein. Mühsame Doppelerfassungen gehören somit der Vergangenheit an. Dank übersichtlicher Grafiken wird die Planung von Projekten optimiert. Des Weiteren wird die Erstellung von Fakturen für die Leistungsabrechnung ermöglicht.

6. Vollwertige Einsatzplanung und Skills Management

Die Krönung folgt im Oktober 2021 mit einer vollwertigen Personaleinsatzplanung, die gezieltes Kompetenzenmanagement initiieren und die Mitarbeitenden entsprechend ihren Fähigkeiten und Talenten einsetzen kann. Die Einsatzplanung wird zudem für die gesetzlichen Erfordernisse der «7×24»-Planung optimiert sein. Darauf können sich Unternehmen aus Detailhandel, Gastronomie und Transport.

Wie entsteht die neue Lösung und welches sind die Erfolgsfaktoren?

1. Schritt: Spezialisiertes Entwicklungsteam

Damit die Entwicklung der neuen Lösung fokussiert und rasch vorangetrieben werden kann, wurde ein eigenes Entwicklungsteam der zeit ag an den Standort unserer Partnerfirma PEAX verschoben. Das Team besteht aus drei Mitarbeitenden der Entwicklung und einem Product Owner, der für die Weiterentwicklung des Produktes verantwortlich ist. In Luzern arbeiten sie abseits des Tagesgeschäfts an der neuen Zeitlösung. Dieses Team wird in den nächsten Monaten sukzessive aufgestockt und verstärkt. Entsprechend ambitiös sind die Zielvorgaben. Der Zeitplan sieht vor, dass eine erste Version im April 2019 zur Verfügung steht.

2. Schritt: Effiziente Organisation

Das Entwicklungsteam hat sich ziemlich schnell für die bewährte Scrum-Methodik entschieden. Die Entwicklungszeit ist in Sprints aufgeteilt. Jeder Sprint dauert 14 Tage – am Ende eines Sprints werden die konkreten Ergebnisse präsentiert und daraufhin wird sogleich der nächste Sprint gestartet. Dank der hohen Kadenz haben die Auftraggeber jederzeit die Möglichkeit einzugreifen, Prioritäten zu beeinflussen oder Justierungen am Umfang des Projektes – dem sogenannten Scope – vorzunehmen.

3. Erfolgsfaktor: User Stories

Es wurden rund 115 sogenannte User Stories erstellt, von denen jede einzelne einen konkreten Mehrwert in der Lösung bringen muss. Eine User Story formuliert aus der Sicht des Endanwenders eine Absicht, zudem werden konkrete und messbare Akzeptanzkriterien für die Funktionalität der Software festgelegt. Hier ein konkretes Beispiel: Als Anwender einer Zeiterfassung möchten Sie Ihre Arbeitszeit, aber auch Spesen und Absenzen erfassen können. Die erste User Story, die hierfür erstellt wird, sieht so aus:


 

As Martin, administrator, I would like to choose the corresponding activity type, so I can differenciate between expenses, absences and work time.

Available activity types should be:
Type 1: work time
Type 2: expense
Type 3: absence

Acceptance criteria:
AC1: The activity type can be chosen.
AC2: Initially activity type is set to «work time».

Conception: https://peaxch.atlassian.net/samplestory Further relevant for the following personas: Monica, Head of Human Resources / Roger, CEO / Sebastian, Head of department


 Für jede User Story wird der Zeitaufwand geschätzt. Anhand dieser Angaben kann der Product Owner die Stories priorisieren und zu sogenannten Sprints bündeln. 

4. Erfolgsfaktor: Zusammenarbeit mit dem Kunden

In Zukunft werden auch unsere Kunden in den Entwicklungsprozess mit einbezogen. Wir freuen uns, unsere Kunden über den aktuellen Stand der Entwicklung zu informieren, uns mit ihnen über die geplanten Features auszutauschen und ihre Rückmeldungen entgegenzunehmen. Niemand kennt die Bedürfnisse und die Herausforderungen, die in Zukunft durch die Personalverantwortlichen zu bewältigen sein werden, besser als diejenigen, die tagtäglich damit konfrontiert sind. Als Entwicklungsteam fühlen wir uns privilegiert, mit unseren Kunden zusammen Teil dieser neuen Lösung zu sein. Wir setzen tagtäglich unsere ganze Energie und unsere Erfahrung ein, um nicht nur irgendeine weitere, sondern die beste Lösung für Zeit- und Leistungserfassung zu bauen.