Projektzeiterfassung – 5 Fehler, die Sie vermeiden sollten
Die Methoden der Projektzeiterfassung variieren von Unternehmen zu Unternehmen. Manche Firmen bevorzugen es, mit cloudbasierter Zeiterfassung zu arbeiten, andere nutzen interne Systeme. Eines ist jedoch klar: das Erfassen von Arbeitsaufwänden spielt eine wichtige Rolle in der Analyse von Geschäftsprozessen und der darauf aufbauenden Optimierung. Doch ganz egal, wieviel Mühe Sie aufbringen, um Aktivitäten detailliert festzuhalten – wenn Ihre Methoden nicht klar strukturiert sind, können Sie mit Ihren generierten Daten wenig anfangen.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen 5 häufige Fehler auf, die Sie bei der Projektzeiterfassung vermeiden sollten, um unnötigen Aufwände und Kosten vorzubeugen.
1. Verspätete oder versäumte Zeiterfassung
Wer kennt es nicht? Kurz vor Feierabend sollte noch rasch eine E-Mail abgeschickt, ein Kundenbericht fertiggestellt und ein wichtiges Telefonat geführt werden. In all der Hektik passiert es oft, dass gerade die Dinge, die uns nicht so dringlich erscheinen, auf Morgen verschoben werden. Dies betrifft häufig auch die Projektzeiterfassung. Schliesslich erinnert man sich doch noch daran, was man letzten Freitag gemacht hat. Oder nicht?
Gerade durch das Aufschieben der Zeiterfassung können Ergebnisse leicht verfälscht werden. Habe ich fünf Stunden mit dem Sortieren von Akten verbracht, oder waren es doch sechs? Je mehr Zeit vergeht, desto weniger genau können wir dies im Nachhinein sagen. Es kann auch vorkommen, dass die Zeiterfassung für bestimmte Zeiträume komplett versäumt wird. Achten Sie darauf, Ihre Zeitaufwände möglichst regelmässig, am besten zum Abschluss eines jeden Tages, festzuhalten. Setzen Sie beispielsweise automatische Reminder. Dies verleiht Struktur und vereinfacht die Wochenplanung, sowie die Koordination von Aufgaben im Team erheblich.
2. Subjektive Gewichtung von «wichtig und unwichtig»
Gemäss einer Studie zum Thema Projektzeiterfassung werden nur 60% aller Arbeitsaktivitäten auch tatsächlich erfasst. 40% aller Aufgaben werden somit nicht dokumentiert. Interne E-Mails, Planungsabläufe, Gespräche mit Vorgesetzten – oftmals erscheinen uns Routine-Tätigkeiten zu nichtig, um sie festzuhalten. Jedoch steht nicht die einzelne Tätigkeit im Vordergrund, sondern der Zweck dahinter. In diesem Fall ist es hilfreich, Aktivitäten zu gruppieren. Beispielsweise könnten Sie das Sortieren von Akten, das Drucken von Dokumenten oder das Verfassen von E-Mails in die Überkategorie «Administrative Aufgaben» einordnen. Sind weitere Differenzierungen erforderlich, können hierfür Subkategorien geschaffen oder Kommentare hinzugefügt werden.
Eine professionelle Projektzeiterfassung ermöglicht es Ihnen, solche Projektstrukturen einfach zu erstellen und sie jederzeit an geänderte Rahmenbedinungen anzupassen. Nur so gelingt es Ihnen, wahrheitsgetreue Analysen über Arbeitsaufwände durchzuführen und die Lücke zwischen der dokumentierten und der tatsächlich aufgebrachten Zeit zu minimieren.
3. Ein Zweck, viele verschiedene Tools
Viele Vorhaben scheitern an einer unübersichtlichen Struktur oder einem ineffizienten System. Selbst das detaillierteste Tracking von Arbeitsaktivitäten kann später unbrauchbar sein, wenn Daten im Nachgang nicht oder nur mühsam zusammengeführt und analysiert werden können. Achten Sie darauf, in Ihrer Firma oder in kundenspezifischen Projekten stets eine einheitliche Software und Methodik zur Zeiterfassung zu verwenden, um übersichtliche und aussagekräftige Grundlagen für aufbauende Massnahmen zu schaffen. Auch sollten erfasste Arbeitsaufwände in regelmässigen Abständen überprüft werden. Einfache Zahlendreher, Tipp- oder Formel-Fehler (Excel) bei der Zeiterfassung können zu erheblichen Problemen für Dienstleister, Kunden und Mitarbeiter führen.
4. Ungenaue Zielsetzungen
Die Motivation für die Einführung einer Projektzeiterfassung kann variieren. Eine effizientere Strukturierung des Arbeitsalltags, die Vereinfachung von Prozessen oder die Eliminierung von unnötigen zeitaufwändigen Tätigkeiten sind mögliche Ziele. Versuchen Sie diese im Voraus so klar und unmissverständlich wie möglich zu definieren. Was möchte ich messen? Wie werden meine Daten analysiert? Was sollen mir die Daten aufzeigen und wie kann ich diese nutzen? Dies sind einige Fragen, die Sie sich vor der Einführung einer Projektzeiterfassung stellen sollten. Nur so können Sie den Return of Invest (ROI) mittel- und langfristig sicherstellen.
5. Fehlende Agilität
Prozesse, Strukturen und Ziele ändern sich – stetig und teilweise rasant. Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil und begegnen Sie Veränderungen auf eine flexible Art und Weise. Scheuen Sie sich nicht davor, Methoden und Systeme anzupassen, oder, wenn erforderlich, sogar komplett zu ersetzen. An lieb gewonnenen Praktiken festzuhalten, die ineffizient und kostenintensiv sind, ist ein Luxus, den sich heute niemand mehr leisten kann. Analysieren Sie Daten und Strukturen regelmäßig und schauen Sie, ob diese mit Ihren Zielen im Einklang stehen und Ihnen die Basis für Veränderungen und Verbesserungen bieten, die Sie anstreben. Ist dies der Fall – Glückwunsch. Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre Ergebnisse sinnvoll zu nutzen. Ist dies nicht der Fall – ebenfalls Glückwunsch. Sie wissen, was Sie erreichen möchten und richten Ihre Prozesse und Tools konsequent darauf aus.
Hilfreiche Tipps
- Stellen Sie sicher, dass das System für die Projektzeiterfassung einfach zu bedienen ist.
- Dass ab und zu etwas vergessen geht, ist nur menschlich. Nutzen Sie automatische Reminder, um die Mitarbeitenden an die Projektzeiterfassung zu erinnern.
- Fördern Sie die Ehrlichkeit, aber bestrafen Sie sie nicht. Je detaillierter die Zeiterfassung Ihres Teams ist, desto mehr Wert hat sie für Ihr Unternehmen. Wenn Ihre Mitarbeiter also viel Zeit über weniger wesentliche Aktivitäten wie E-Mails oder Meetings berichten, bestrafen Sie sie nicht dafür. Verwenden Sie diese Informationen, um eventuelle Probleme zu identifizieren und ihnen zu helfen, diese zu beheben.
- Kommunizieren Sie, wie wichtig eine korrekte Projektzeiterfassung ist. Wenn Sie Ihrem Team den Wert ihrer Arbeitsstunden erklären, werden sie es verstehen und helfen wollen.
Fazit
Vorbeugung ist besser als Nachsorge. Je klarer Sie Ihre Ziele, Methoden und Prozesse für die Projektzeiterfassung definieren, desto mehr profitieren Sie von den Ergebnissen. Priorisieren Sie Tätigkeiten, strukturieren Sie Geschäftsabläufe und optimieren Sie die interne Zusammenarbeit. Die Zeiterfassung ist eine effiziente Methode, um Ihr Unternehmen oder Ihre privaten geschäftlichen Aktivitäten auf das nächste Level zu bringen. Wir unterstützen Sie gerne in diesem Prozess und zeigen Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten der Projektzeiterfassung in einem persönlichen Beratungsgespräch auf.